Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais

Code: POL-0046 | Version: 04

PROCAPS S.A. 
NIT 890.106.527-5
Calle 80 No. 78 B – 201
Telefone: +57 (605) 3854321 | +57 (605) 3092286
contacto@procaps.com.co 
Barranquilla (Atlántico) – Colombia.

A presente "Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais" (doravante "A Política"), estabelece os lineamentos, regras e compromissos que a sociedade PROCAPS S.A (doravante "PROCAPS") adota para garantir o tratamento adequado de dados pessoais, em conformidade com a Ley 1581 de 2012, o Decreto 1377 de 2013 (compilado no Decreto 1074 de 2015), e demais normas aplicáveis na Colômbia.

Esta Política aplica-se aos dados pessoais que a PROCAPS colete, administre, armazene, use, circule, transfira ou suprima, seja atuando como Controlador ou como Operador por conta de um terceiro, no âmbito de suas operações e atividades. Da mesma forma, esta Política aplica-se à informação pessoal que, pela natureza da operação tecnológica da PROCAPS e sua infraestrutura centralizada, seja tratada ou resguardada em seus sistemas, plataformas e ambientes tecnológicos, inclusive quando seja acessível ou utilizada a partir de outras jurisdições sob acordos e controles estabelecidos pela PROCAPS.

O propósito da presente Política é compilar os princípios, normas e boas práticas que regem o tratamento de dados pessoais em relação aos Titulares com os quais a PROCAPS se relaciona (incluindo, entre outros, clientes, consumidores, fornecedores, contratados, candidatos, trabalhadores, acionistas e demais grupos de interesse), com o fim de proteger seus direitos, assegurar o cumprimento normativo e promover a responsabilidade demonstrada em todas as operações e atividades.

No desenvolvimento de seu modelo operacional e tecnológico, a PROCAPS poderá tratar dados pessoais por conta de suas filiais e subsidiárias localizadas na Colômbia ou no exterior, quando referidas entidades atuarem como Controladoras do tratamento e a PROCAPS atuar como Operadora do tratamento para prestar serviços tecnológicos, operacionais ou de suporte. Para esses casos, a PROCAPS celebrou e continuará celebrando acordos de transmissão de dados que definem o alcance do tratamento, as instruções do Controlador, as obrigações de confidencialidade e segurança, a proibição de uso para finalidades próprias, a gestão de incidentes, o controle de subcontratados, as condições de acesso remoto, a devolução ou supressão da informação, e as demais salvaguardas exigidas pela normativa colombiana.

A presente Política incorpora mecanismos para assegurar que os dados pessoais sejam:

• Tratados de maneira lícita, leal e transparente em relação ao titular.
• Coletados com finalidades determinadas, explícitas e legítimas, e não tratados posteriormente de maneira incompatível com tais finalidades.
• Adequados, pertinentes e limitados ao mínimo necessário em relação às finalidades para as quais sejam tratados.
• Exatos e atualizados; adotando-se medidas razoáveis para sua retificação ou supressão quando cabível.
• Conservados unicamente durante o tempo necessário para cumprir as finalidades do tratamento e as obrigações legais ou contratuais aplicáveis.
• Tratados sob controles e medidas de segurança razoáveis e proporcionais ao risco, e sob um enfoque de responsabilidade demonstrada.

Esta Política é expedida como parte do enfoque de responsabilidade demonstrada (accountability) da PROCAPS, com o fim de evidenciar a implementação de controles e medidas de proteção de dados pessoais e de gestão de riscos associados ao tratamento.
A PROCAPS reconhece que, pela natureza de sua operação e por sua infraestrutura tecnológica, alguns tratamentos podem implicar acessos transfronteiriços, transmissão internacional ou intervenção de terceiros localizados fora da Colômbia. Nesses casos, a PROCAPS adotará salvaguardas contratuais, técnicas e organizacionais que assegurem padrões equivalentes aos exigidos pela normativa colombiana, especialmente quando o tratamento envolver jurisdições com níveis de proteção diferentes.

A PROCAPS aplicará um enfoque de responsabilidade demonstrada e gestão do risco em proteção de dados pessoais, incorporando privacidade desde a concepção e por padrão em seus processos e tecnologias. Quando um tratamento puder implicar alto risco para os direitos dos titulares —incluindo dados sensíveis, biométricos, decisões automatizadas ou uso de inteligência artificial— a PROCAPS realizará avaliações prévias e, quando cabível, avaliações de impacto, documentando salvaguardas técnicas, organizacionais e contratuais. A presente Política complementa-se com avisos de privacidade e autorizações específicas informadas ao titular no momento da coleta, conforme o canal ou processo aplicável.

A presente Política não constitui um contrato; reflete o compromisso da PROCAPS com a proteção da informação pessoal dos titulares e com o cumprimento do regime colombiano de proteção de dados pessoais. Em cumprimento à Ley 1581 de 2012 e sua regulamentação aplicável, a PROCAPS disponibiliza aos titulares a presente Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais, bem como os canais para o exercício de seus direitos.

1. OBJETIVO

Estabelecer os lineamentos, critérios e regras aplicáveis à coleta, consulta, armazenamento, ordenamento, classificação, catalogação, análise, processamento, uso, circulação, transferência, transmissão, supressão e demais formas de tratamento realizadas pela PROCAPS, seja na qualidade de Controladora e/ou Operadora do tratamento, com o fim de garantir a proteção dos direitos dos titulares, o cumprimento dos princípios e deveres legais aplicáveis, e a adequada gestão dos riscos associados ao tratamento de dados pessoais, em conformidade com a Ley Estatutaria 1581 de 2012, o Decreto 1074 de 2015 e as demais normas que os modifiquem, regulamentem, adicionem ou substituam. O anterior inclui os tratamentos efetuados mediante processos manuais, automatizados, ferramentas tecnológicas, plataformas digitais e, quando aplicável, sistemas de analítica avançada ou inteligência artificial.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

A presente Política aplica-se a todo tratamento de dados pessoais contido em bases de dados, arquivos físicos, eletrônicos ou digitais, realizado pela PROCAPS no desenvolvimento de seu objeto social, de seus processos corporativos, administrativos, trabalhistas, comerciais, contratuais, de segurança e de relacionamento com seus diferentes grupos de interesse, seja atuando como "Controladora do tratamento" e/ou "Operadora do tratamento" por conta de um terceiro.

3. OBRIGATORIEDADE E DESTINATÁRIOS

A presente Política é de cumprimento obrigatório para os colaboradores diretos e indiretos, contratados, consultores, fornecedores, representantes legais, diretores, estagiários, aliados, Operadores, terceiros e, em geral, para toda pessoa que, em razão de suas funções, atividades ou relação com a PROCAPS, acesse, colete, armazene, use, consulte, circule, suprima ou realize qualquer tratamento de dados pessoais por conta da companhia.
Os líderes de processo e a Alta Direção deverão promover sua implementação efetiva, assegurar a alocação de recursos necessários e adotar as medidas de supervisão e controle que correspondam dentro de suas competências.

4. IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA CONTROLADORA DO TRATAMENTO

O Controlador do Tratamento dos dados pessoais objeto desta Política é a PROCAPS S.A., sociedade comercial identificada com NIT No. 890.106.527-5, com matrícula mercantil No. 24802 de 26 de julho de 1976, com domicílio principal na Calle 80 NO. 78 B – 201 da cidade de Barranquilla (Colômbia).
Para efeitos do exercício dos direitos dos titulares e do atendimento de consultas, reclamações e solicitações relacionadas com proteção e tratamento de dados pessoais, a PROCAPS disporá dos canais de contato informados na presente Política ou no Aviso de Privacidade correspondente.

5. CANAIS DE ATENDIMENTO

Para o exercício de seus direitos de conhecer, consultar, atualizar, retificar, suprimir seus dados pessoais, revogar a autorização quando cabível, ou apresentar petições, consultas ou reclamações relacionadas com o tratamento de seus dados pessoais, os titulares, seus sucessores ou seus representantes poderão comunicar-se com a PROCAPS através dos seguintes canais de atendimento:

Cidade	Endereço	E-mail	Telefone
Barranquilla (Colombia)	Calle 80 NO. 78 B - 201	habeasdata@procaps.com.co	+57 (605) 3854321

 
Área responsável pelo atendimento de petições, consultas e reclamações: Área de Compliance Legal.
Os canais de atendimento aqui informados poderão ser atualizados pela PROCAPS quando isso resultar necessário por razões operacionais, administrativas ou tecnológicas. Tais mudanças não constituirão uma modificação substancial da presente Política e serão informadas aos titulares mediante a atualização da informação publicada na página web, aviso de privacidade ou demais meios corporativos dispostos para tal fim.

6. MARCO NORMATIVO APLICÁVEL

A presente Política fundamenta-se, entre outras, nas seguintes disposições:

• Constitución Política de Colombia, artigo 15.
• Ley 1266 de 2008, no que resulte aplicável.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 e Decreto 886 de 2014, no que resultem aplicáveis e no não compilado ou desenvolvido pelo Decreto 1074 de 2015.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, em especial as disposições aplicáveis ao tratamento de dados pessoais.
• Ley 2300 de 2023, no que se relacione a canais, horários, periodicidade e regras de contactabilidade, quando resulte aplicável.
• Circular Externa 01 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Circular Externa 02 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Circular Externa 03 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Circular Externa 02 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Circular Externa 03 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Todas as demais normas, instruções, guias, circulares e decisões de autoridade competente que modifiquem, adicionem, substituam ou resultem aplicáveis ao tratamento e proteção de dados pessoais na Colômbia.

7. DEFINIÇÕES

Para efeito de interpretação, aplicação e implementação da presente Política, serão adotadas as seguintes definições:
AUTORIZAÇÃO: Consentimento prévio, expresso e informado do titular para realizar o tratamento de dados pessoais.
AVISO DE PRIVACIDADE: Comunicação verbal ou escrita gerada pelo Controlador da informação dirigida ao titular para o tratamento de seus dados pessoais, mediante a qual se informa sobre a existência das políticas de tratamento de informação que lhe serão aplicáveis, a forma de acessá-las e as finalidades do tratamento que se pretende dar aos dados pessoais.
BASE DE DADOS: Conjunto organizado de dados pessoais que seja objeto de tratamento.
CANAIS PARA EXERCER DIREITOS: São os meios de recepção e atendimento de petições, consultas e reclamações que o Controlador do Tratamento e o Operador do Tratamento devem disponibilizar aos Titulares da informação.
CONTRATO DE TRANSMISSÃO DE DADOS: Acordo mediante o qual a PROCAPS, na qualidade de Operadora do Tratamento, é autorizada por uma de suas subsidiárias e/ou filiais a tratar dados pessoais por conta destas, delimitando o alcance do tratamento, as obrigações de confidencialidade, segurança, uso restrito, subcontratação, incidentes e supressão ou devolução de informação.
DADO ANONIMIZADO: Informação que foi submetida a um processo técnico que impede identificar o titular de maneira razoável, direta ou indiretamente, de forma irreversível ou com um risco não significativo de reidentificação.
DADO BIOMÉTRICO: Dado pessoal sensível relativo a características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa natural, que permite ou confirma sua identificação única ou unívoca, tais como impressões digitais, reconhecimento facial, íris, voz, geometria da mão ou outros similares.
DADO PESSOAL: Qualquer peça de informação vinculada a uma ou várias pessoas determinadas ou determináveis ou que possam ser associadas a uma pessoa natural.
DADO PÚBLICO: É o dado que não é semiprivado, privado ou sensível. São considerados dados públicos, entre outros, os dados relativos ao estado civil das pessoas, à sua profissão ou ofício e à sua qualidade de comerciante ou de servidor público. Por sua natureza, os dados públicos podem estar contidos, entre outros, em registros públicos, documentos públicos, gazetas e boletins oficiais e sentenças judiciais devidamente transitadas em julgado que não estejam sujeitas a reserva.
DADOS SENSÍVEIS: Entende-se por dados sensíveis aqueles que afetam a intimidade do titular ou cujo uso indevido pode gerar sua discriminação, tais como aqueles que revelem a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a filiação a sindicatos, organizações sociais, de direitos humanos ou que promova interesses de qualquer partido político ou que garantam os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, assim como os dados relativos à saúde, à vida sexual, e os dados biométricos.
DECISÃO AUTOMATIZADA: Decisão adotada total ou parcialmente por meios automatizados, sem ou com mínima intervenção humana significativa, que pode produzir efeitos jurídicos ou impactar de maneira relevante a um titular.
OPERADOR DO TRATAMENTO: Pessoa natural ou jurídica, pública ou privada que, por si mesma ou em associação com outros, realize o Tratamento de dados pessoais por conta do Controlador do Tratamento.
AVALIAÇÃO DE IMPACTO EM PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS: Ferramenta de análise prévia mediante a qual a PROCAPS identifica, avalia e documenta os riscos que um tratamento de dados pessoais pode gerar para os direitos e liberdades dos titulares, assim como as medidas previstas para preveni-los, mitigá-los ou controlá-los.
HABEAS DATA: Direito de qualquer pessoa a conhecer, atualizar e retificar as informações que tenham sido coletadas sobre elas no banco de dados e em arquivos de entidades públicas e privadas.
INCIDENTE DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: Evento real ou potencial que compromete ou pode comprometer a confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade ou segurança dos dados pessoais tratados pela PROCAPS, incluindo acessos não autorizados, perda, vazamento, alteração, destruição, divulgação indevida ou uso não permitido da informação.
INFORMAÇÃO ACESSÍVEL AO PÚBLICO: Informação disponível em ambientes ou fontes às quais pode acessar um número indeterminado de pessoas, o que não implica, por si só, que tenha a natureza de dado público nem habilita automaticamente seu tratamento sem base legal suficiente.
POLÍTICA DE PROTEÇÃO E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: O documento formal aprovado pela PROCAPS que reflete as condições aplicáveis a qualquer operação de tratamento em relação a Dados Pessoais.
PRIVACIDADE DESDE A CONCEPÇÃO E POR PADRÃO: Enfoque conforme o qual a PROCAPS incorpora medidas de proteção de dados pessoais desde o planejamento, concepção, aquisição, desenvolvimento, implementação e operação de processos, produtos, serviços, tecnologias e sistemas de informação, garantindo que, por padrão, somente se tratem os dados pessoais necessários para cada finalidade legítima.
CONTROLADOR DO TRATAMENTO: Pessoa natural ou jurídica, pública ou privada que, por si mesma ou em associação com outros, decida sobre a base de dados e/ou Tratamento dos dados.
PSEUDONIMIZAÇÃO: Tratamento de dados pessoais mediante o qual a informação já não pode ser atribuída a um titular específico sem utilizar informação adicional, desde que tal informação adicional seja conservada separadamente e esteja sujeita a medidas técnicas e organizativas destinadas a garantir que os dados não sejam atribuídos a uma pessoa identificada ou identificável.
SISTEMA DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL: Sistema baseado em máquina que, para objetivos explícitos ou implícitos, pode inferir a partir da informação que recebe como gerar resultados tais como previsões, conteúdos, recomendações, classificações ou decisões que influenciam ambientes físicos ou virtuais.
TITULAR: Pessoa natural cujos dados pessoais sejam objeto de tratamento.
TRATAMENTO: Qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, tais como a coleta, armazenamento, uso, circulação ou supressão.
TRANSFERÊNCIA: A transferência de dados ocorre quando o Controlador e/ou Operador do tratamento de dados pessoais, localizado na Colômbia, envia a informação ou os dados pessoais a um receptor, que por sua vez é Controlador do tratamento e se encontra dentro ou fora do país.
TRANSFERÊNCIA DE TECNOLOGIA: Qualquer operação ou negócio jurídico mediante o qual a PROCAPS adquire, licencia, implementa, cede, integra, desenvolve, recebe ou disponibiliza tecnologias, plataformas, aplicações, ferramentas, infraestruturas ou soluções que impliquem ou possam implicar tratamento de dados pessoais.
TRANSMISSÃO: Tratamento de dados pessoais que implica a comunicação destes dentro ou fora do território da República da Colômbia quando tenha por objeto a realização de um tratamento pelo Operador por conta do Controlador.

8. PRINCÍPIOS

No desenvolvimento, interpretação e aplicação da Ley 1581 de 2012, pela qual se ditam disposições gerais para a proteção de dados pessoais, e das normas que a complementam, modificam ou adicionam, aplicar-se-ão de maneira harmônica e integral os seguintes princípios reitores:
PRINCÍPIO DA LEGALIDADE: O Tratamento de dados é uma atividade regrada que deve sujeitar-se ao estabelecido na lei e nas demais disposições que a desenvolvam.
PRINCÍPIO DA FINALIDADE: O tratamento deve obedecer a uma finalidade legítima de acordo com a Constituição e a Lei, a qual deve ser informada ao titular. No que se refere à coleta de dados pessoais, a PROCAPS limitar-se-á àqueles dados que sejam pertinentes, adequados e necessários para a finalidade com a qual foram coletados ou requeridos, em conformidade com a normativa aplicável e com seus procedimentos internos.
PRINCÍPIO DA LIBERDADE: O tratamento somente pode ser exercido com o consentimento prévio, expresso e informado do titular. Os dados pessoais somente poderão ser obtidos ou divulgados com autorização prévia, ou com a existência de um mandato legal ou judicial que dispense o consentimento.
PRINCÍPIO DA VERACIDADE OU QUALIDADE: A informação sujeita a tratamento deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível. Proíbe-se o tratamento de dados parciais, incompletos, fracionados ou que induzam a erro.
PRINCÍPIO DA TRANSPARÊNCIA: No tratamento deve garantir-se o direito do titular a obter do Controlador do tratamento ou do Operador do tratamento, a qualquer momento e sem restrições, informação sobre a existência de dados que lhe digam respeito.
PRINCÍPIO DE ACESSO E CIRCULAÇÃO RESTRITA: O tratamento sujeita-se aos limites que derivam da natureza dos dados pessoais, das disposições da lei e da Constituição. Nesse sentido, o tratamento somente poderá ser feito por pessoas autorizadas pelo titular e/ou pelas pessoas previstas na lei. Os dados pessoais, exceto a informação pública, não poderão estar disponíveis na internet ou em outros meios de divulgação ou comunicação massiva, salvo que o acesso seja tecnicamente controlável para proporcionar um conhecimento restrito somente aos titulares ou terceiros autorizados conforme a lei.
PRINCÍPIO DE SEGURANÇA: A informação sujeita a tratamento pela PROCAPS deverá ser manejada com as medidas técnicas, humanas, administrativas e organizacionais que sejam razoáveis e proporcionais ao risco, com o fim de conferir segurança aos registros e evitar sua adulteração, perda, consulta, uso, acesso ou divulgação não autorizada ou fraudulenta.
PRINCÍPIO DE CONFIDENCIALIDADE: A PROCAPS está obrigada a garantir a reserva da informação, inclusive depois de finalizada sua relação com alguma das tarefas que compreende o tratamento, podendo somente realizar fornecimento ou comunicação de dados pessoais quando isso corresponda ao desenvolvimento das atividades autorizadas na lei.
Sem prejuízo dos princípios reitores previstos na Ley 1581 de 2012, a PROCAPS adotará como critérios corporativos complementares de interpretação e aplicação da presente Política os seguintes:
RESPONSABILIDADE DEMONSTRADA (ACCOUNTABILITY): A PROCAPS adotará medidas úteis, oportunas, eficientes, verificáveis e documentadas para demonstrar o cumprimento do regime de proteção de dados pessoais, incluindo a implementação de controles internos, atribuição de responsabilidades, conservação de evidências, gestão de incidentes, capacitação e acompanhamento periódico.
NECESSIDADE, PROPORCIONALIDADE E MINIMIZAÇÃO: A PROCAPS procurará que o tratamento de dados pessoais se limite ao estritamente pertinente, adequado e necessário para a finalidade legítima informada ao titular, evitando a coleta, uso ou conservação excessiva de informação.
PRIVACIDADE DESDE A CONCEPÇÃO E POR PADRÃO: A PROCAPS incorporará medidas de proteção de dados pessoais desde o planejamento, concepção, aquisição, desenvolvimento, implementação e operação de processos, produtos, serviços, contratos, ferramentas tecnológicas e sistemas de informação, garantindo que, por padrão, somente se tratem os dados pessoais necessários para cada finalidade.
GESTÃO INTEGRAL DO RISCO: A PROCAPS identificará, avaliará, documentará e gerenciará os riscos associados ao tratamento de dados pessoais, especialmente quando envolver tecnologias emergentes, tratamentos massivos, dados sensíveis, dados biométricos, decisões automatizadas, transferências internacionais ou terceiros que atuem por conta da companhia.

9. DIREITOS QUE ASSISTEM AO TITULAR DA INFORMAÇÃO

O titular dos dados pessoais terá os seguintes direitos:

• Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais perante a PROCAPS, em sua condição de Controladora e/ou Operadora do tratamento. Este direito poderá ser exercido, entre outros, diante de dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados, que induzam a erro, ou aqueles cujo tratamento esteja expressamente proibido ou não tenham sido autorizados.
• Solicitar prova da autorização outorgada à PROCAPS, exceto quando expressamente se excetue como requisito para o tratamento, em conformidade com a lei.
• Ser informado pela PROCAPS, mediante solicitação prévia, sobre o uso que foi dado aos seus dados pessoais.
• Apresentar perante a Superintendencia de Industria y Comercio queixas por infrações ao disposto na Ley 1581 de 2012 e demais normas que a modifiquem, adicionem ou complementem, uma vez esgotado o trâmite de consulta ou reclamação perante a PROCAPS, quando isso resulte cabível.
• Revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do dado quando no Tratamento não se respeitem os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais.
• Acessar de forma gratuita seus dados pessoais que tenham sido objeto de tratamento.

10. DIREITOS DAS CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A PROCAPS assegurará em todo momento o respeito aos direitos prevalentes das crianças e adolescentes. Como regra geral, fica proscrito o tratamento de seus dados pessoais, exceto aqueles dados que sejam de natureza pública ou aqueles casos em que tal tratamento resulte excepcionalmente cabível conforme a lei.
Nos eventos em que a PROCAPS deva tratar dados pessoais de crianças ou adolescentes, tal tratamento somente será realizado quando:

• responda e respeite o interesse superior da criança ou adolescente;
• assegure o respeito de seus direitos fundamentais;
• seja estritamente necessário e proporcional para a finalidade perseguida;
• conte com a autorização prévia e expressa do representante legal do menor; e
• tenha sido garantido o direito da criança ou adolescente a ser ouvido, valorando sua opinião de acordo com sua maturidade, autonomia e capacidade para entender o assunto, na medida do possível.

A PROCAPS zelará pelo uso adequado dos dados pessoais de crianças e adolescentes e aplicará, em todos os casos, os princípios e obrigações previstos na normatividade vigente em matéria de proteção de dados pessoais.

11. DEVERES DA PROCAPS

• Fazer uso da informação contida nas bases de dados somente para a finalidade para a qual se encontra autorizada.
• Garantir ao titular, em todo momento, o pleno e efetivo exercício do direito de Habeas Data.
• Quando coletar dados pessoais, deverá limitar-se àqueles pertinentes e adequados para a finalidade para a qual são requeridos conforme o estabelecido nas leis. Para isso não serão utilizados meios enganosos ou fraudulentos.
• Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento.
• Realizar oportunamente a atualização, retificação ou supressão dos dados nos termos assinalados por esta Política no capítulo de Procedimentos - Reclamações.
• Habilitar meios de comunicação eletrônica ou outros que considere pertinentes que permitam atender de forma oportuna as consultas e reclamações apresentadas pelos titulares da informação.
• A informação solicitada deve ser fornecida de forma gratuita e por qualquer meio, conforme o titular requeira. A informação deverá ser de fácil leitura, sem barreiras técnicas que impeçam seu acesso e deverá corresponder estritamente àquela que conste na base de dados.
• No evento em que a certificação da informação autorizada seja solicitada fisicamente e/ou esta precise ser enviada por correio certificado, a empresa PROCAPS poderá exigir do solicitante o pagamento da soma que em gastos corresponda, sem que em nenhum momento se possa cobrar mais do que o realmente faturado; no evento de ser exigido, a empresa PROCAPS deverá demonstrar à Superintendencia de Industria y Comercio o suporte de tais gastos.
• Adotar as demais medidas necessárias para que a informação fornecida a este se mantenha atualizada.
• Retificar a informação quando estiver incorreta.
• Cumprir as instruções e exigências que a Superintendencia de Industria y Comercio determine.
• Abster-se de circular informação que esteja sendo controvertida pelo titular e cujo bloqueio tenha sido ordenado pela Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir o acesso à informação unicamente às pessoas que podem ter acesso a ela.
• Informar à Superintendencia de Industria y Comercio quando ocorram violações aos códigos de segurança e existam riscos na administração da informação dos titulares.
• Estabelecer os mecanismos necessários para obter a autorização dos titulares do tratamento de seus dados, que poderá ser outorgada através de documento físico, eletrônico ou em qualquer outro formato que permita garantir sua posterior consulta.
• É obrigação da PROCAPS conservar a prova da autorização e entregar cópia ao titular da informação em caso de requerê-la.
• Estabelecer mecanismos simples e gratuitos que permitam ao titular solicitar o relatório, modificação, supressão ou atualização do dado, que podem ser os mesmos mecanismos utilizados para a outorga do consentimento, sem prejuízo dos gastos que possam ocorrer em razão da expedição e envio do mesmo.
• A informação sujeita a tratamento deve ser protegida mediante o uso das medidas técnicas, humanas e administrativas que sejam necessárias para conferir segurança aos registros, evitando sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento. Para isso, a PROCAPS manterá protocolos de segurança de cumprimento obrigatório para o pessoal com acesso aos dados de caráter pessoal e aos sistemas de informação.
• O pessoal da PROCAPS que intervenha no tratamento de dados pessoais está obrigado a garantir a reserva da informação, inclusive depois de finalizada sua relação com alguma das tarefas que compreende o tratamento, de acordo com o disposto no contrato de trabalho e/ou demais disposições sujeitas na relação entre funcionário e a empresa.
• Designar um "Oficial de Dados Pessoais" que assuma a função de proteção de dados pessoais e que, além disso, zele para que, através dos canais de atendimento, sejam tramitadas as solicitações dos titulares.
• Em princípio, o tratamento dos dados pessoais de crianças e adolescentes é proibido pela lei, exceto quando sejam dados de natureza pública e/ou quando tal tratamento cumpra os parâmetros e requisitos consagrados na presente Política.
• A empresa PROCAPS utilizará os dados pessoais de acordo com a autorização dada pelo titular e somente os transmitirá ou transferirá a aliados, filiais ou subsidiárias, terceiros que poderão utilizar a informação para o desenvolvimento de suas tarefas atuando em nome da PROCAPS e/ou dando cumprimento às exigências das autoridades, atendo-nos às leis que se aplicam sobre a matéria e respeitando os Acordos de Serviço vigentes com terceiros.
• Somente poderão coletar, armazenar, usar ou circular os dados pessoais durante o tempo que seja razoável e necessário, de acordo com as finalidades que justificaram seu tratamento, tendo em conta as disposições legais e aspectos administrativos, contábeis, fiscais, jurídicos e históricos da informação. Uma vez cumprida a finalidade do tratamento e sem prejuízo de normas legais que disponham o contrário, a PROCAPS deverá suprimir os dados pessoais. Não obstante, os dados pessoais deverão ser conservados quando assim se exija para o cumprimento de uma obrigação legal ou contratual.
• Acreditar a existência da "Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais" e a forma de acessá-la, a qual será publicada na página web da empresa, em redes sociais e na sede principal.
• Para a coleta, uso e tratamento de dados pessoais, a PROCAPS deverá cumprir os seguintes parâmetros: (i) O tratamento dos dados pessoais coletados deve obedecer a uma finalidade legítima da qual o titular deve ser informado; (ii) O tratamento dos dados pessoais somente pode ser realizado com o consentimento prévio, expresso e informado do titular; (iii) Os dados pessoais não poderão ser obtidos ou divulgados sem autorização prévia, ou na ausência de mandato legal ou judicial que dispense o consentimento; (iv) A informação sujeita a tratamento deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível; (v) proíbe-se o tratamento de dados parciais, incompletos, fracionados ou que induzam a erro; (vi) Garantir o direito do titular a obter a qualquer momento e sem restrições, informação sobre a existência de dados que lhe digam respeito.
• No evento de surgir uma modificação substancial na presente "Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais", a empresa PROCAPS deverá solicitar novamente ao titular da informação a autorização para o tratamento de dados.
• Identificar, avaliar, gerenciar e monitorar os riscos associados ao tratamento de dados pessoais, especialmente quando envolvam dados sensíveis, biométricos, menores de idade, videovigilância, inteligência artificial, decisões automatizadas, transferências internacionais ou terceiros.
• Incorporar critérios de privacidade desde a concepção e por padrão nos processos, produtos, serviços, tecnologias, sistemas de informação e relações com terceiros que impliquem tratamento de dados pessoais.
• Realizar avaliações de impacto em proteção de dados pessoais quando o tratamento possa gerar altos riscos para os direitos dos titulares, especialmente em casos de novas tecnologias, inteligência artificial, tratamentos massivos, dados biométricos, decisões automatizadas ou dados sensíveis.
• Manter evidência verificável do cumprimento da normatividade de proteção de dados pessoais e das medidas adotadas para sua implementação.
• Quando a PROCAPS utilize inteligência artificial, analítica avançada, perfilamento ou processos automatizados que impliquem tratamento de dados pessoais, deverá assegurar que seu uso seja legítimo, necessário, proporcional, verificável e supervisionado, e adotar medidas para prevenir vieses, erros, discriminação e afetações desproporcionadas aos titulares.
• Garantir mecanismos de supervisão e revisão humana quando o tratamento de dados pessoais sirva de base para decisões automatizadas ou semiautomatizadas com efeitos jurídicos ou impactos relevantes para os titulares.
• Abster-se de tratar dados pessoais obtidos da internet, redes sociais ou fontes abertas pelo simples fato de serem acessíveis ao público, sem verificar previamente a existência de uma base legal suficiente.
• Verificar que os terceiros que acessem dados pessoais por conta da PROCAPS ofereçam garantias suficientes de confidencialidade, segurança e cumprimento normativo, e firmar os instrumentos contratuais correspondentes.
• Realizar due diligence prévia na aquisição, implementação ou atualização de tecnologias que impliquem tratamento de dados pessoais, com o fim de identificar seus impactos e riscos em matéria de privacidade e segurança.
• Implementar procedimentos internos para a identificação, relato, contenção, análise, mitigação, documentação, remediação e encerramento de incidentes de segurança que comprometam dados pessoais, assim como adotar medidas corretivas e preventivas orientadas a evitar sua repetição.
• Implementar programas periódicos de capacitação, sensibilização e atualização dirigidos ao pessoal que intervenha no tratamento de dados pessoais, de acordo com o nível de acesso, a criticidade do processo e os riscos associados às suas funções.
• Respeitar, quando resulte aplicável, os canais autorizados pelos titulares para o envio de comunicações comerciais ou publicitárias, atender às solicitações de exclusão, oposição ou revogação, e consultar os mecanismos legais de exclusão vigentes antes de adiantar atividades de prospecção comercial. Definir e implementar critérios, prazos ou tabelas internas de conservação, bloqueio, anonimização, arquivamento e eliminação segura de dados pessoais, atendendo à finalidade do tratamento, à natureza dos dados, às obrigações legais ou contratuais e aos riscos de conservação excessiva. Revisar e atualizar periodicamente a presente Política, assim como os procedimentos internos relacionados com proteção de dados pessoais, quando existam mudanças normativas, operacionais, tecnológicas, contratuais ou de risco que assim o tornem necessário.

12. POLÍTICA DE AUTORIZAÇÕES

Sem prejuízo das exceções previstas na Lei, o tratamento de dados pessoais por parte da PROCAPS requer a autorização prévia, expressa e informada do Titular, a qual deverá ser obtida por qualquer meio que possa ser objeto de consulta posterior. A autorização poderá manifestar-se por escrito, de forma oral ou mediante condutas inequívocas do titular que permitam concluir razoavelmente que foi outorgada. Em nenhum caso o silêncio poderá ser entendido como autorização.
No momento de solicitar a autorização, a PROCAPS deverá informar de maneira clara e expressa:

• Nome e identificação da pessoa a quem se está solicitando autorização.
• A identificação e os canais da PROCAPS como Controladora do tratamento.
• Identificação dos dados que estão sendo coletados, quando isso resulte cabível.
• As finalidades específicas para as quais se solicita a autorização.
• Os canais de atendimento e o procedimento para o exercício de seus direitos de consulta, atualização, retificação, supressão e revogação.
• Os direitos que assistem ao titular.
• O caráter facultativo das respostas às perguntas ou solicitações que versem sobre dados sensíveis ou sobre dados de crianças e adolescentes, quando isso se aplique.

Quando a autorização inclua várias finalidades, a PROCAPS procurará diferenciá-las de forma clara, distinguindo as necessárias das acessórias ou opcionais. A negativa do titular quanto a estas últimas não afetará a relação principal, exceto quando se trate de dados ou finalidades estritamente indispensáveis.

A PROCAPS poderá utilizar avisos de privacidade, formatos curtos, formulários, mensagens, interfaces eletrônicas ou qualquer outro mecanismo idôneo para informar ao titular sobre o tratamento de seus dados pessoais e a forma de acessar a presente Política, sem prejuízo da obrigação de obter a autorização quando esta seja legalmente necessária.

Quando a PROCAPS utilize o aviso de privacidade, este terá por objeto informar ao titular sobre a existência da presente Política, a forma de acessá-la, as finalidades do tratamento, os direitos que lhe assistem e os mecanismos dispostos para conhecer suas mudanças substanciais. A divulgação do aviso de privacidade não exime a PROCAPS de dar conhecimento ao titular da presente Política.
Em caso de mudanças substanciais na identificação da PROCAPS ou nas finalidades do tratamento que possam afetar o conteúdo da autorização, a PROCAPS informará oportunamente tais mudanças ao titular antes de implementá-las. Quando a mudança substancial recair sobre a finalidade do tratamento, a PROCAPS solicitará uma nova autorização.

Parágrafo. Quando por razões técnicas, operacionais, de espaço, formato, número de caracteres ou pela natureza do canal utilizado não seja possível incorporar na autorização a totalidade da informação aqui assinalada, a PROCAPS poderá complementá-la mediante remissão expressa à presente Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais e/ou ao Aviso de Privacidade correspondente, os quais se entenderão incorporados de maneira complementar para todos os efeitos, sempre que se informe ao titular a forma clara, simples e permanente de acessá-los ou consultá-los.

13. AVISO DE PRIVACIDADE

Quando não seja possível disponibilizar ao titular a presente Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais no momento da coleta da informação, a PROCAPS informará por meio de um Aviso de Privacidade a existência desta Política, a forma de acessá-la, as finalidades do tratamento e demais informação relevante sobre o tratamento dos dados pessoais, o mais tardar no momento de sua coleta.

A PROCAPS poderá utilizar avisos de privacidade gerais ou específicos, conforme o canal, meio, processo, atividade, serviço, formulário, aplicação, micrositio, evento, programa ou ponto de contato através do qual sejam coletados os dados pessoais. Tais avisos poderão complementar a presente Política e desenvolver com maior detalhe aspectos relacionados com o alcance do tratamento, as categorias de dados coletados, as finalidades específicas, o uso de tecnologias como cookies, os destinatários da informação, as condições de conservação, os canais para o exercício de direitos e demais condições particulares aplicáveis em cada caso.
O Aviso de Privacidade conterá, no mínimo:

• A identificação e os dados de contato da PROCAPS.
• O tratamento ao qual serão submetidos os dados pessoais e a finalidade do mesmo.
• Os direitos que assistem ao titular.
• Os mecanismos dispostos para que o titular conheça a presente Política e as mudanças substanciais que ocorram nela ou no respectivo Aviso de Privacidade.

O Aviso de Privacidade poderá ser divulgado através de documentos físicos ou eletrônicos, formulários, mensagens de dados, páginas web, aplicativos, micrositios, banners, avisos impressos, cartazes, gravações telefônicas ou qualquer outro mecanismo idôneo que garanta o dever de informar ao titular.

O Aviso de Privacidade vigente poderá ser consultado pelos titulares no item da seção de privacidade disponível na seguinte página web: www.sofgenpharma.com

Parágrafo. O Aviso de Privacidade poderá ser modificado, atualizado ou substituído pela PROCAPS quando resulte necessário. As mudanças substanciais que ocorram nele serão informadas aos titulares através dos mesmos meios ou mecanismos utilizados para sua divulgação, ou mediante qualquer outro meio idôneo que permita seu conhecimento e consulta.

14. EVENTOS EM QUE NÃO É NECESSÁRIA A AUTORIZAÇÃO DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS

A autorização do titular da informação não será necessária nos seguintes casos:

• Informação exigida por uma entidade pública ou administrativa no exercício de suas funções legais ou por ordem judicial.
• Dados de natureza pública.
• Casos de urgência médica ou sanitária.
• Tratamento de informação autorizado pela lei para fins históricos, estatísticos ou científicos.
• Dados relacionados com o Registro Civil das pessoas.

Parágrafo Primeiro. Quando a PROCAPS realize tratamento de dados pessoais ao amparo de alguma das exceções legais em que não se requer autorização do titular, deixará constância interna da causal aplicada, da finalidade do tratamento, da fonte da informação e, quando cabível, do suporte legal, administrativo, contratual, sanitário ou judicial que justifique sua procedência.

Parágrafo Segundo. Quando resulte cabível, a PROCAPS poderá obter a autorização do titular mediante condutas inequívocas que permitam concluir de forma razoável que este autorizou o tratamento de seus dados pessoais, sempre que previamente se lhe tenha informado de maneira clara a existência do tratamento, sua finalidade e a forma de acessar a Política de Proteção e Tratamento de Dados Pessoais ou ao Aviso de Privacidade correspondente. Nos canais telefônicos, a continuação voluntária da chamada após a advertência sobre o tratamento dos dados poderá constituir conduta inequívoca, quando exista informação prévia suficiente. Em sistemas de videovigilância, o ingresso ou permanência voluntária em zonas devidamente sinalizadas poderá constituir conduta inequívoca para a captação de imagem com fins de segurança, controle de acesso ou proteção de bens e instalações.

15. LEGITIMAÇÃO PARA O EXERCÍCIO DO DIREITO DO TITULAR

Os direitos do titular estabelecidos na Lei poderão ser exercidos pelas seguintes pessoas:

• Pelo titular, que deverá acreditar sua identidade de forma suficiente pelos distintos meios que a PROCAPS ponha à sua disposição.
• Pelos sucessores do titular, que deverão acreditar tal qualidade.
• Pelo representante e/ou procurador do titular, mediante prévia acreditação da representação ou procuração.
• Por estipulação a favor de outro ou para outro.
• Os direitos das crianças e adolescentes serão exercidos pelas pessoas que estejam habilitadas para representá-los.

Parágrafo. Antes de atender uma petição, consulta ou reclamação, a PROCAPS poderá verificar a identidade do solicitante e exigir a acreditação da qualidade em que atua, incluindo, quando cabível, documentos que demonstrem a condição de sucessor, representante legal ou procurador. A informação solicitada para esses efeitos deverá ser pertinente e limitada ao estritamente necessário para validar a legitimação.

16. TRATAMENTO AO QUAL SERÃO SUBMETIDOS OS DADOS E FINALIDADE DO MESMO

O tratamento dos dados pessoais dos titulares com os quais a PROCAPS se relaciona no desenvolvimento de seu objeto social, incluindo clientes, fornecedores, consumidores, distribuidores, contratados, candidatos, colaboradores, acionistas e demais grupos de interesse, será realizado conforme o marco legal aplicável e de acordo com as seguintes finalidades gerais, sem prejuízo das finalidades específicas que sejam informadas ao titular no momento da coleta de seus dados pessoais:

• Gerenciar internamente a relação comercial, contratual, operacional e administrativa com clientes, distribuidores, fornecedores e demais grupos de interesse dos distintos segmentos de negócio da PROCAPS.
• Enviar comunicações, correspondência, mensagens de texto, mensagens por sistemas de mensageria instantânea, e-mails ou realizar contato telefônico com clientes, distribuidores e consumidores, através dos canais autorizados e permitidos pela lei, em relação a atividades comerciais, publicitárias, de marketing, promocionais, vendas e demais atividades relacionadas.
• Adiantar processos de seleção de pessoal, gerenciar relações contratuais e trabalhistas, garantir o cumprimento das obrigações derivadas das mesmas e conceder benefícios aos empregados, diretamente ou através de terceiros.
• Realizar análise de potencial, segmentação e perfilamento com fins comerciais em relação a fornecedores, distribuidores e/ou clientes, quando isso resulte cabível e em conformidade com as autorizações outorgadas e a normatividade aplicável.
• Gerenciar trâmites, solicitações, petições, queixas e reclamações; realizar análise de risco; e efetuar pesquisas de satisfação em relação aos produtos e serviços da PROCAPS.
• Gerenciar, analisar e investigar eventos, incidentes, queixas de qualidade e demais novidades relacionadas com os produtos farmacêuticos e/ou comercializados pela PROCAPS, incluindo atividades de farmacovigilância, quando resulte aplicável.
• Realizar acompanhamento às pessoas que consomem e/ou adquirem os produtos comercializados pela PROCAPS, para fins de atendimento, suporte, qualidade, segurança do produto, gestão de solicitações e demais atividades relacionadas.
• Desenvolver atividades de responsabilidade social empresarial dirigidas aos distintos grupos de interesse da PROCAPS.
• Gerenciar a segurança das pessoas, dos bens, das instalações e dos ativos de informação sob custódia da PROCAPS.
• Organizar, estruturar, armazenar, custodiar e administrar bases de dados para o desenvolvimento das finalidades descritas na presente Política.
• Dar cumprimento a obrigações legais, regulatórias, contratuais, administrativas e judiciais, assim como atender exigências de autoridades competentes.

De maneira particular, e conforme o grupo de interesse de que se trate, a PROCAPS poderá tratar os dados pessoais para as seguintes finalidades específicas:
Finalidades em relação a clientes ou usuários dos produtos ou serviços:

• Efetuar as gestões pertinentes para o desenvolvimento da etapa pré-contratual, contratual e pós-contratual com a PROCAPS, em relação a qualquer dos produtos ou serviços oferecidos pela companhia, tenham sido ou não adquiridos pelo Titular, ou em relação a qualquer relação negocial subjacente que tenha com a PROCAPS.
• Registrar o Titular nos sistemas, planilhas, listas, arquivos ou fichários, físicos ou eletrônicos, administrados pela PROCAPS, para efeitos da execução da relação jurídica comercial estabelecida com a companhia.
• Adiantar os procedimentos de faturamento eletrônico dos produtos ou serviços adquiridos pelo Titular.
• Manter o suporte das operações, o acompanhamento de incidentes e o cumprimento de obrigações contratuais e legais.
• Dar cumprimento às obrigações legais, regulatórias e contratuais a cargo da PROCAPS.
• Enviar mensagens, notificações ou alertas através dos canais autorizados e permitidos pela lei, para remeter e divulgar informação legal, de segurança, contratual, empresarial, educativa, comercial, publicitária, promocional, de marketing, sorteios, eventos ou outros benefícios.
• Enviar mensagens eletrônicas, realizar contatos telefônicos, ou efetuar comunicações através dos canais autorizados e permitidos pela lei, para confirmar, atualizar ou validar os dados pessoais do Titular quando isso resulte necessário para a execução da relação jurídica estabelecida com a PROCAPS.
• Contatar o Titular através de e-mail, mensageria instantânea, mensagens de texto, comunicações formais ou chamadas telefônicas, para o envio de documentos contratuais, informativos, extratos de conta ou faturas relacionados com as obrigações derivadas dos contratos celebrados com a PROCAPS.
• Fornecer informação a terceiros vinculados contratualmente com a PROCAPS, quando seja necessário para a execução do objeto contratado, a prestação de serviços associados ou o cumprimento de obrigações legais ou contratuais.
• Realizar trabalhos de arquivo e gestão documental, conforme as disposições legais vigentes.
• Realizar atividades administrativas e analíticas, tais como a administração de sistemas de informação de contabilidade, faturamento, auditorias, marketing e, quando resulte aplicável, processamento e verificação de cheques.
• Compartilhar informação com aliados comerciais para o oferecimento de produtos e serviços, cumprindo as autorizações exigidas pela lei e pela presente Política.
• Comunicar novidades dos produtos PROCAPS e convidar a eventos ou programas organizados pela companhia.
• Atender petições, queixas, reclamações, solicitações, devoluções, garantias e demais trâmites relacionados com os produtos ou serviços oferecidos pela PROCAPS.
• Consultar, verificar e confirmar informação creditícia e comercial do Titular em Centrais de Risco e/ou de Informação, ou perante qualquer outra entidade pública ou privada, nacional, estrangeira ou multilateral que administre ou gerencie bases de dados ou informação creditícia, financeira, comercial ou de serviços, para efeitos de avaliar e, quando resulte aplicável, outorgar financiamento em relação aos bens ou produtos adquiridos com a PROCAPS, sempre que conte com a autorização correspondente.
• Efetuar relatos às centrais de risco e informação, cumprindo as condições e procedimentos estabelecidos na normatividade vigente, especialmente na Ley 1266 de 2008 e suas normas concordantes.
• Administrar e gerenciar os riscos de Lavagem de Ativos, Financiamento do Terrorismo, corrupção e, quando resulte aplicável, financiamento da proliferação de armas de destruição em massa, mediante procedimentos de conhecimento e verificação de contrapartes e beneficiários finais, due diligence, consulta em listas, identificação de alertas, monitoramento, adoção de medidas de controle e atendimento de exigências de autoridades competentes.
• Gerenciar relatos, alertas, queixas de qualidade, eventos relacionados com a segurança dos produtos e atividades de farmacovigilância ou tecnovigilância, quando resulte aplicável.

Finalidades em relação a Candidatos a trabalhadores:

• Processar as candidaturas de vinculação trabalhista que a PROCAPS receba por parte dos candidatos, dar trâmite às mesmas e defini-las dentro do prazo estipulado, conforme o processo de seleção ou a convocatória;
• Contatar o Titular através de e-mail, mensageria instantânea, mensagens de texto, comunicações formais, chamadas telefônicas e demais canais autorizados e permitidos pela lei, em relação ao processo de seleção ou à convocatória.
• Verificar e validar a informação fornecida pelo candidato, incluindo, quando resulte cabível, seu currículo, formação acadêmica, experiência profissional, referências e demais suportes relacionados com o processo de seleção.
• Programar, praticar e avaliar entrevistas, provas, valorações ou demais mecanismos de seleção definidos pela PROCAPS.
• Avaliar a aptidão e idoneidade do candidato para o cargo a que aspira e, quando resulte aplicável, dar cumprimento aos requisitos de medicina preventiva e do trabalho conforme a normatividade vigente.
• Realizar os trabalhos de arquivo e gestão documental da PROCAPS, conforme as disposições legais vigentes.
• Conservar a informação do candidato para futuros processos de seleção, quando isso tenha sido informado ao titular e resulte cabível conforme a lei.
• Administrar e gerenciar os riscos de Lavagem de Ativos, Financiamento do Terrorismo, corrupção e demais riscos de compliance aplicáveis, mediante procedimentos de conhecimento, validação e verificação definidos pela PROCAPS.
• Compartilhar a informação do candidato com filiais, subsidiárias ou empresas associadas com as quais a PROCAPS mantenha vínculos corporativos ou de colaboração, quando exista uma vaga ou processo de seleção em que seu perfil possa ser considerado, sempre que isso tenha sido informado ao titular e se cumpra a normatividade aplicável.
• Realizar validações relacionadas com ética, transparência, prevenção de fraude, conflitos de interesse e demais verificações de integridade que resultem cabíveis dentro do processo de seleção.

Finalidades em relação a trabalhadores (empregados):

• Gerenciar o cumprimento dos termos estabelecidos na relação trabalhista, incluindo afiliação e contribuições ao sistema de seguridade social, assinatura do contrato de trabalho, administração de novidades, geração e processamento de pagamentos de folha e benefícios trabalhistas.
• Dar cumprimento à normatividade aplicável em matéria trabalhista, seguridade social, previdência, riscos trabalhistas, caixas de compensação familiar, impostos e demais obrigações legais a cargo da PROCAPS.
• Cumprir instruções, exigências e ordens emitidas por autoridades judiciais, administrativas ou de controle competentes.
• Implementar e executar políticas, procedimentos e estratégias trabalhistas, organizacionais, administrativas e operacionais da PROCAPS.
• Incluir o Titular em programas e atividades de capacitação, formação, avaliação, desenvolvimento, bem-estar, segurança e saúde no trabalho, cultura organizacional e demais iniciativas dirigidas ao pessoal da PROCAPS.
• Adiantar gestões de medicina preventiva e do trabalho, saúde ocupacional e vigilância da saúde dos trabalhadores, em conjunto com a administradora de riscos trabalhistas, prestadores de saúde ocupacional e demais terceiros autorizados, conforme a normatividade aplicável.
• Contatar o Titular para dar instruções, coordenar atividades, remeter comunicações e gerenciar assuntos relacionados com as funções, responsabilidades e obrigações derivadas da relação trabalhista.
• Realizar trabalhos de arquivo, custódia e gestão documental da informação trabalhista, conforme as disposições legais vigentes.
• Criar cartões, credenciais e/ou mecanismos de identificação do Titular, incluindo, quando resulte necessário, proporcional e legalmente cabível, o tratamento de dados biométricos para fins de identificação e segurança, os quais serão gerenciados como dados sensíveis com as medidas e autorizações exigidas pela lei.
• Estabelecer e manter controles de acesso às instalações, áreas restritas e recursos físicos ou tecnológicos da PROCAPS, incluindo, quando resulte necessário, proporcional e legalmente cabível, o uso de dados biométricos para fins de autenticação, segurança e controle de acesso, com sujeição à normatividade aplicável sobre dados sensíveis.
• Contatar o Titular através de e-mail, mensageria instantânea, mensagens de texto, comunicações formais, chamadas telefônicas e demais canais autorizados e permitidos pela lei, para o envio de documentos contratuais, trabalhistas, administrativos, informativos ou de suporte relacionados com a relação trabalhista.
• Compartilhar informação com aliados comerciais para o oferecimento de produtos e serviços, cumprindo as autorizações exigidas pela lei e pela presente Política.
• Comunicar novidades dos produtos PROCAPS e convidar o Titular a eventos, programas ou atividades organizadas pela companhia.
• Realizar atividades administrativas e analíticas, tais como a administração de sistemas de informação, contabilidade, faturamento, auditorias e, quando resulte aplicável, processamento e verificação de cheques.
• Publicar o rosto e imagem pessoal do Titular em relatórios de gestão, comunicações internas, cartazes e material corporativo da PROCAPS, para documentar a estrutura organizacional ou atividades de capacitação, desenvolvimento, bem-estar, segurança e saúde no trabalho e demais atividades institucionais, em conformidade com as autorizações que resultem aplicáveis.
• Tratando-se de ex-funcionários, a PROCAPS poderá conservar, ainda depois de finalizado o contrato de trabalho, a informação necessária para cumprir obrigações legais ou contratuais derivadas da relação trabalhista, atender exigências de autoridades competentes e expedir certificações trabalhistas solicitadas pelo ex-funcionário ou por terceiros autorizados por este.
• Realizar validações relacionadas com ética, transparência, prevenção de fraude, conflitos de interesse e demais verificações de integridade que resultem cabíveis no âmbito da relação trabalhista.
• Administrar e gerenciar os riscos de Lavagem de Ativos, Financiamento do Terrorismo, Corrupção e demais riscos de compliance aplicáveis, mediante procedimentos de conhecimento, verificação, due diligence e validação definidos pela PROCAPS.
• Administrar os acessos do Titular a plataformas, sistemas de informação, ferramentas tecnológicas, contas corporativas, dispositivos, credenciais e demais recursos físicos ou digitais necessários para o desenvolvimento de suas funções.
• Avaliar o desempenho, fazer acompanhamento do cumprimento de objetivos, competências e responsabilidades do Titular, assim como apoiar processos de formação, desenvolvimento, promoção, mobilidade interna e sucessão.
• Adiantar atuações, verificações e investigações internas relacionadas com o cumprimento de obrigações trabalhistas, regulamentos internos, políticas corporativas, deveres de confidencialidade, uso adequado de recursos, ética empresarial e demais disposições aplicáveis ao Titular.
• Gerenciar a segurança do Titular, a continuidade do negócio, o atendimento de emergências, a ativação de protocolos de contingência e a proteção de pessoas, bens, instalações e ativos de informação da PROCAPS.
• Administrar a informação de contatos de emergência do Titular e utilizá-la quando resulte necessário para atender incidentes, emergências, situações de saúde ou contingências relacionadas com sua vinculação trabalhista.
• Gerenciar atividades de segurança e saúde no trabalho, incluindo relatos, investigações de incidentes ou acidentes, avaliações ocupacionais, acompanhamento de restrições ou recomendações trabalhistas e cumprimento de programas preventivos, conforme a normatividade aplicável.
• Gerenciar deslocamentos, diárias, reservas, acessos, autorizações e demais aspectos logísticos associados ao desenvolvimento das funções do Titular.
• Administrar benefícios extralegais, convênios, auxílios, programas de bem-estar, seguros e demais iniciativas oferecidas pela PROCAPS ou por terceiros em favor do Titular, conforme as autorizações que resultem aplicáveis.
• Utilizar a informação do Titular para o atendimento de exigências, queixas, auditorias, atuações administrativas, judiciais ou extrajudiciais, assim como para a defesa dos direitos e interesses da PROCAPS.
• Conservar e utilizar a informação de ex-funcionários para atender obrigações legais ou contratuais, expedir certificações, gerenciar referências trabalhistas autorizadas, atender exigências de autoridades e defender os interesses da PROCAPS.

Finalidades em relação a Fornecedores ou Contratados:

• Registrar o Titular nos sistemas, planilhas, listas, arquivos ou fichários, físicos ou eletrônicos, administrados pela PROCAPS, para efeitos da prestação dos serviços contratados.
• Adiantar os procedimentos de faturamento eletrônico dos serviços contratados.
• Manter o suporte das operações, o acompanhamento de incidentes e o cumprimento de obrigações contratuais e legais.
• Dar cumprimento às obrigações legais, contratuais, regulatórias e administrativas a cargo da PROCAPS.
• Enviar mensagens eletrônicas, realizar contatos telefônicos ou efetuar comunicações através dos canais autorizados e permitidos pela lei, para confirmar ou validar dados pessoais do Titular necessários para a execução da relação jurídica estabelecida com a PROCAPS.
• Contatar o Titular através de e-mail, mensageria instantânea, mensagens de texto, comunicações formais ou chamadas telefônicas, para o envio de documentos contratuais, informativos, extratos de conta ou faturas relacionados com as obrigações derivadas dos contratos celebrados com a PROCAPS.
• Conceder acesso a portais ou plataformas de interação de fornecedores e/ou contratados para atender processos internos da PROCAPS associados à relação contratual.
• Fornecer informação a terceiros vinculados contratualmente com a PROCAPS, quando seja necessário para a execução do objeto contratado, a prestação do serviço, a gestão operacional associada ou o cumprimento de obrigações legais ou contratuais.
• Realizar trabalhos de arquivo e gestão documental da PROCAPS, conforme as disposições legais vigentes.
• Validar, verificar e consultar informação econômica, comercial e transacional do Titular com o propósito de estabelecer, executar e manter a relação jurídica com a PROCAPS.
• Realizar atividades administrativas e analíticas, tais como administração de sistemas de informação, contabilidade, faturamento, auditorias, marketing e, quando resulte aplicável, processamento e verificação de cheques.
• Compartilhar informação com aliados comerciais para o oferecimento de produtos e serviços, cumprindo todas as autorizações exigidas pela lei e pela presente Política.
• Comunicar novidades dos produtos PROCAPS e convidar a eventos ou programas organizados pela empresa.
• Consultar, verificar e confirmar informação creditícia e comercial do Titular em centrais de risco ou de informação, ou perante entidades públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, que administrem bases de dados creditícias, financeiras, comerciais ou de serviços, quando isso resulte cabível para a relação com a PROCAPS.
• Para efetuar relatos a centrais de risco e informação, serão cumpridas todas as condições e procedimentos estabelecidos na normatividade vigente, especialmente a Ley 1266 de 2008 e normas concordantes.
• Realizar validações relacionadas com ética, transparência, prevenção de fraude, conflitos de interesse e demais verificações de integridade que resultem cabíveis para a vinculação, execução e acompanhamento da relação contratual.
• Administrar e gerenciar os riscos de Lavagem de Ativos, Financiamento do Terrorismo, corrupção e demais riscos de compliance aplicáveis, mediante procedimentos de conhecimento, verificação, due diligence e consulta em listas definidos pela PROCAPS.
• Gerenciar acessos físicos e lógicos a instalações, áreas restritas, sistemas ou ativos de informação da PROCAPS que sejam necessários para a execução do contrato, incluindo controles de segurança, credenciais, registro de ingressos e medidas de rastreabilidade.
• Atender auditorias, revisões, controles e avaliações de desempenho do fornecedor ou contratado, assim como planos de melhoria, quando isso resulte necessário para assegurar a qualidade, continuidade e cumprimento do serviço.
• Gerenciar obrigações de segurança e saúde no trabalho (SST) aplicáveis à execução do contrato, quando o fornecedor/contratado preste serviços nas instalações da PROCAPS ou sob condições que assim o exijam.

Finalidades em relação a Acionistas da PROCAPS:

• Dar cumprimento às obrigações e direitos derivados de sua condição de acionista da PROCAPS.
• Remeter comunicações eletrônicas, físicas e/ou telefônicas a seus dados de contato para informá-lo, citá-lo ou convocá-lo a reuniões dos órgãos sociais da PROCAPS, e/ou para lhe enviar documentos e relatórios que serão colocados à consideração em tais reuniões.
• Remeter comunicações e informação necessária para o exercício de seus direitos como acionista, e/ou para o cumprimento das obrigações a cargo da PROCAPS perante seus acionistas.
• Realizar as atividades de administração integral do livro de registro de acionistas, incluindo atualizações, certificações, anotações e controles correspondentes.
• Contatar o Titular através de e-mail, mensageria instantânea, mensagens de texto, comunicações formais, chamadas telefônicas e demais canais autorizados e permitidos pela lei, para o envio de documentos, comunicações informativas, extratos de conta ou documentação relacionada com sua condição de acionista da PROCAPS.
• Realizar trabalhos de arquivo e gestão documental, conforme as disposições legais vigentes.
• Atender trâmites, solicitações, queixas e reclamações apresentadas pelos acionistas e dar resposta pelos canais dispostos para tal fim.
• Comunicar novidades de produtos PROCAPS e convidar a eventos ou programas organizados pela PROCAPS, quando isso resulte cabível e conforme as autorizações aplicáveis.
• Dar acesso à informação a autoridades judiciais ou administrativas que a solicitem no exercício de suas funções legais.
• Administrar e gerenciar os riscos de Lavagem de Ativos, Financiamento do Terrorismo, corrupção e demais riscos de compliance aplicáveis, mediante procedimentos de conhecimento, verificação, due diligence, consulta em listas e validações definidas pela PROCAPS.
• Realizar validações relacionadas com ética, transparência, prevenção de fraude, conflitos de interesse e demais verificações de integridade que resultem cabíveis para a relação emissor-acionista e o cumprimento de obrigações corporativas.
• Dar cumprimento às atividades e fins necessários da relação emissor-acionistas, conforme a normativa aplicável e aos estatutos e decisões dos órgãos sociais da PROCAPS.

Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis Obtidos Mediante Videovigilância
A PROCAPS utiliza sistemas de videovigilância instalados em diferentes áreas internas e externas de suas instalações ou escritórios. Em razão disso, informa ao público em geral sobre a existência desses mecanismos mediante avisos visíveis e suficientes, nos quais se indica a existência do sistema, os canais de contato e a forma de acessar a Política que rege o tratamento da informação captada.

A informação coletada através desses sistemas é utilizada para: (i) proteger a segurança das pessoas, bens, instalações e ativos de informação; (ii) controlar, verificar e apoiar o controle de acesso a sedes, escritórios e estabelecimentos; (iii) prevenir, detectar e investigar incidentes de segurança e atender exigências de autoridades competentes; e (iv) servir como suporte probatório em atuações internas ou externas, quando isso seja necessário e cabível.

As imagens e/ou videogravações terão acesso restrito e somente poderão ser consultadas por pessoal autorizado ou por terceiros que, na qualidade de Operadores, prestem serviços associados ao sistema (por exemplo, monitoramento, manutenção ou suporte), sob obrigações de confidencialidade e segurança.

Parágrafo primeiro. A PROCAPS poderá fornecer imagens ou videogravações unicamente: (i) a autoridades judiciais ou administrativas competentes, quando haja exigência ou ordem válida; (ii) ao titular ou a pessoas legitimadas, quando resulte cabível no âmbito do exercício de direitos, mediante prévia verificação de identidade e legitimação; e (iii) nos demais casos permitidos pela lei. Em todo caso, a PROCAPS adotará medidas razoáveis para proteger os direitos de terceiros que possam aparecer nas imagens.

Parágrafo segundo. A autorização para o tratamento de imagens captadas por videovigilância poderá ser obtida mediante condutas inequívocas, quando o titular, devidamente informado através de avisos visíveis, ingresse ou permaneça voluntariamente em zonas sinalizadas como áreas sob videovigilância.

Parágrafo terceiro. As gravações serão conservadas unicamente pelo tempo estritamente necessário para cumprir as finalidades descritas, conforme os critérios internos de conservação e as disposições legais aplicáveis, e depois serão eliminadas ou submetidas a medidas de restrição/arquivamento seguro quando cabível.

Parágrafo quarto. A PROCAPS informará ao titular, no momento da coleta ou através dos avisos e canais dispostos, as finalidades do tratamento e a forma de exercer seus direitos.

Tratamento de dados biométricos para segurança e controle de acesso a zonas restritas
A PROCAPS poderá implementar mecanismos de controle de acesso baseados em validação biométrica em zonas de acesso restrito ou de segurança reforçada, quando isso resulte necessário, proporcional e razoável para a proteção de pessoas, bens, instalações, ativos de informação e cumprimento de controles internos de segurança.

Estas zonas poderão incluir, entre outras, áreas de armazenamento ou manejo de matérias-primas controladas, depósitos de inventário, laboratórios, áreas de qualidade, zonas de produção, salas técnicas, salas de servidores, áreas com documentação sensível ou regulada, e demais espaços que, por sua criticidade operacional ou regulatória, requeiram controles estritos de ingresso e permanência.

Para esses efeitos, a PROCAPS poderá exigir a coleta prévia de dados biométricos de empregados e/ou contratados autorizados a acessar tais zonas, com o fim exclusivo de autenticação, verificação de identidade e controle de acesso. Os dados biométricos, por sua natureza, serão tratados como dados pessoais sensíveis, e sua coleta e uso serão realizados sob um padrão reforçado de proteção.

Na implementação desses mecanismos, a PROCAPS:

• Informará de maneira prévia, clara e expressa a finalidade específica do tratamento biométrico, o tipo de dado biométrico a coletar, o sistema a utilizar, o alcance do controle e as zonas às quais se aplica.
• Obterá autorização explícita, prévia e informada do titular (empregado ou contratado), deixando evidência verificável e consultável de tal autorização, salvo que se aplique uma exceção legal.
• Informará o caráter facultativo de fornecer dados biométricos, por se tratar de dados sensíveis, e avaliará e implementará, quando seja razoável, alternativas de autenticação menos intrusivas para quem não outorgue autorização, especialmente quando isso não comprometa a segurança da área.
• Limitará o tratamento ao estritamente necessário para o controle de acesso, evitando usos secundários ou incompatíveis (por exemplo, fins comerciais, disciplinares não relacionados com segurança, ou reutilização para propósitos distintos).
• Implementará medidas técnicas, humanas e administrativas reforçadas de segurança, incluindo controle estrito de acesso, criptografia ou medidas equivalentes, segregação de ambientes, registros de auditoria, e restrições de consulta e uso.
• Restringirá o acesso aos dados biométricos unicamente ao pessoal estritamente autorizado e/ou a terceiros Operadores que prestem serviços associados ao sistema, sob obrigações contratuais de confidencialidade, segurança, não uso para finalidades próprias e gestão de incidentes.
• Definirá critérios de conservação e eliminação: os dados biométricos serão conservados unicamente durante o tempo necessário para o controle de acesso ou enquanto o titular tenha autorização vigente para ingressar na zona restrita, e serão eliminados ou inutilizados quando cesse a finalidade, se revogue a autorização (quando cabível) ou finalize a relação contratual/trabalhista, sem prejuízo de obrigações legais de conservação.
• Adotará procedimentos para atender solicitações de consulta, atualização, supressão ou revogação de autorização, quando isso resulte cabível conforme a lei e sem afetar o cumprimento de obrigações de segurança e controles internos.
• Em caso de incidentes de segurança que possam comprometer dados biométricos, ativará os protocolos internos de gestão de incidentes e adotará medidas corretivas e preventivas.

A implementação de mecanismos biométricos não implicará que a PROCAPS trate esses dados para finalidades distintas da autenticação e controle de acesso a zonas restritas. Qualquer ampliação de finalidades exigirá informação prévia e, quando aplicável, uma nova autorização.

17. COBRANÇA, MARKETING E COMUNICAÇÕES COMERCIAIS

A PROCAPS poderá tratar dados pessoais para a gestão de comunicações comerciais, publicitárias, promocionais, de marketing e/ou de cobrança, quando exista base legal suficiente e, quando aplicável, autorização prévia, expressa e informada do titular, conforme a normativa de proteção de dados pessoais e a Ley 2300 de 2023 no que resulte aplicável.

1. Canais de contato e preferências do titular. A PROCAPS realizará comunicações comerciais ou de cobrança através de canais idôneos, autorizados e permitidos pela lei, respeitando as preferências, revogações, oposições, exclusões e solicitações de não contato registradas pelo titular. A PROCAPS implementará mecanismos para que o titular possa solicitar, a qualquer momento, a cessação de comunicações comerciais ou promocionais pelos canais dispostos na Política e no Aviso de Privacidade.

2. Registro de exclusão e medidas de controle. Para comunicações comerciais e publicitárias, a PROCAPS verificará, quando resulte aplicável, o Registro de Números Excluídos (RNE) e/ou mecanismos equivalentes de exclusão definidos por autoridade competente, e adotará controles internos (listas de exclusão, segmentação, registro de consentimentos e "não contato") para evitar envios indevidos.

3. Cobrança direta ou por terceiros. Quando a PROCAPS realize gestões de cobrança diretamente ou através de terceiros, estabelecerá controles para que a gestão seja realizada de maneira proporcional, respeitosa e conforme a lei, e exigirá dos fornecedores ou terceiros Operadores obrigações contratuais de confidencialidade, segurança, uso restrito e rastreabilidade. O anterior inclui a obrigação do terceiro de respeitar as instruções da Procaps, os canais autorizados e as restrições aplicáveis ao tratamento.

4. Contato a referências ou terceiros. Quando a operação implique contato com referências ou terceiros, a PROCAPS limitará o tratamento ao mínimo necessário, abster-se-á de divulgar informação não pertinente e aplicará critérios de necessidade, finalidade e acesso restrito, em conformidade com o regime de proteção de dados pessoais e as regras aplicáveis à contactabilidade.

5. Evidência e responsabilidade demonstrada. A PROCAPS conservará evidência verificável de (i) as autorizações outorgadas quando sejam exigíveis, (ii) os mecanismos de exclusão ou oposição, (iii) a rastreabilidade de campanhas ou comunicações relevantes, e (iv) as medidas adotadas para atender solicitações de cancelamento ou não contato.

18. DADOS SENSÍVEIS

A PROCAPS restringirá o tratamento de dados pessoais sensíveis e, em geral, abster-se-á de coletá-los ou tratá-los exceto quando isso seja estritamente necessário, proporcional e esteja legalmente permitido. Em todo caso, quando a PROCAPS colete dados sensíveis, informará ao titular: (i) o caráter facultativo de responder perguntas ou fornecer dados sensíveis, e (ii) a finalidade específica do tratamento:
Para o caso de dados pessoais sensíveis, a PROCAPS poderá fazer uso e tratamento deles quando:

• O Titular tenha dado sua autorização explícita a tal Tratamento, exceto nos casos em que por lei não seja exigida a outorga de tal autorização.
• O Tratamento seja necessário para salvaguardar o interesse vital do Titular e este se encontre física ou juridicamente incapacitado. Nesses eventos, os representantes legais deverão outorgar sua autorização.
• O Tratamento se refira a dados que sejam necessários para o reconhecimento, exercício ou defesa de um direito em um processo judicial.
• O Tratamento tenha uma finalidade histórica, estatística ou científica. Neste evento deverão ser adotadas as medidas conducentes à supressão de identidade dos Titulares.

Parágrafo primeiro. Sem prejuízo do previsto no presente capítulo, a PROCAPS aplicará regras reforçadas para o tratamento de dados pessoais sensíveis. Em particular, a PROCAPS:

• Informará ao titular, de maneira prévia e clara, o caráter facultativo de fornecer dados sensíveis e a finalidade específica do tratamento, exceto que exista uma exceção legal aplicável.
• Limitará a coleta e o tratamento de dados sensíveis ao estritamente necessário e proporcional para a finalidade informada, evitando coleta excessiva ou usos incompatíveis.
• Restringirá o acesso a dados sensíveis a pessoal estritamente autorizado sob o princípio de acesso por necessidade, aplicando medidas reforçadas de segurança e confidencialidade (incluindo controles de acesso, rastreabilidade, segregação e medidas técnicas razoáveis como criptografia ou equivalentes).
• Conservará os dados sensíveis unicamente pelo tempo necessário para cumprir a finalidade informada ou pelos prazos exigidos pela lei, e depois procederá à sua eliminação, anonimização ou restrição, conforme corresponda.

A PROCAPS, como regra geral, não submeterá os dados pessoais sensíveis a processos de decisão automatizada ou perfilamento que produzam efeitos jurídicos ou impactos significativos para o titular.
Da mesma forma, a PROCAPS restringirá o uso de sistemas de inteligência artificial ou analítica avançada para o tratamento de dados sensíveis sempre que seja possível, privilegiando alternativas menos intrusivas. Quando, de forma excepcional, seja necessário utilizar tecnologias automatizadas ou IA para tratar dados sensíveis, a PROCAPS:

• Verificará a existência de uma base legal suficiente e, quando aplicável, obterá autorização explícita;
• Realizará uma avaliação prévia de riscos e, quando seja provável um alto risco, um estudo de impacto em proteção de dados pessoais;
• Implementará supervisão humana significativa, controles para prevenir vieses ou discriminação, e medidas precaucionais quando exista incerteza sobre danos relevantes;
• Documentará a justificativa, a finalidade, as medidas de mitigação e a rastreabilidade do tratamento.

Parágrafo. O acesso a dados sensíveis será restrito a pessoal estritamente autorizado e serão aplicadas medidas reforçadas de segurança, confidencialidade e minimização. Os dados sensíveis serão conservados unicamente pelo tempo necessário para cumprir a finalidade informada ou pelos prazos exigidos pela lei. Os dados biométricos são considerados dados sensíveis e serão tratados sob padrões reforçados conforme disposto no capítulo anterior.

19. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS EM SISTEMAS DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E DECISÕES AUTOMATIZADAS

Quando a PROCAPS utilize, desenvolva, contrate ou implemente sistemas de inteligência artificial (IA), analítica avançada, perfilamento ou automação que impliquem tratamento de dados pessoais —incluindo treinamento, teste, validação, implantação, monitoramento e melhoria contínua— aplicará os princípios do regime colombiano de proteção de dados pessoais e os lineamentos determinados pela Superintendencia de Industria y Comercio.
1. Ponderação, necessidade e proporcionalidade. A PROCAPS avaliará previamente se o tratamento de dados pessoais mediante IA é idôneo, necessário, razoável e proporcional para a finalidade pretendida, privilegiando alternativas menos intrusivas quando seja possível.

2. Enfoque precaucional e gestão do risco. A PROCAPS adotará um enfoque preventivo e de gestão de riscos, de maneira que, se exista incerteza razoável sobre afetações relevantes aos titulares, implementará medidas de mitigação, restrições ou abstenção do tratamento quando corresponda.

3. Avaliação de impacto (PIA/EIPD). Quando seja provável um alto risco para os direitos dos titulares (por exemplo, uso de dados sensíveis, biométricos, tratamento massivo, decisões automatizadas com efeitos relevantes, uso de novos modelos ou fontes), a PROCAPS realizará uma avaliação de impacto em proteção de dados pessoais que, no mínimo, descreva o tratamento, identifique riscos, estabeleça medidas de mitigação, defina controles de segurança e deixe rastreabilidade de decisões.

4. Dados de fontes abertas e informação "acessível ao público". A PROCAPS não tratará dados pessoais obtidos da internet, redes sociais ou fontes abertas apenas pelo fato de serem acessíveis ao público, sem verificar previamente uma base legal suficiente e as condições de informação e transparência aplicáveis.

5. Dados sensíveis e menores de idade. A PROCAPS restringirá o uso de IA para o tratamento de dados sensíveis e dados de crianças e adolescentes, privilegiando alternativas não automatizadas quando seja possível. Como regra geral, a Procaps não submeterá dados sensíveis a processos de decisão automatizada com efeitos jurídicos ou impactos significativos para o titular, salvo habilitação legal e controles reforçados.

6. Qualidade, vieses e explicabilidade operacional. A PROCAPS adotará medidas para assegurar qualidade, pertinência e atualização de dados usados por sistemas de IA, e aplicará controles para prevenir vieses indevidos, discriminação e erros relevantes. Quando o tratamento implique decisões automatizadas com impacto significativo, a Procaps implementará supervisão humana significativa e mecanismos de revisão.

7. Fornecedores, plataformas e cadeia de subcontratados. Quando a PROCAPS use ferramentas de terceiros (incluindo IA como serviço), exigirá garantias contratuais e técnicas: uso restrito, confidencialidade, segurança, subcontratados, incidentes, auditoria, transferência/transmissão internacional, e eliminação/devolução de dados conforme corresponda.

8. Evidência e responsabilidade demonstrada. A PROCAPS documentará: a base legal, finalidades, avaliação de riscos, avaliação de impacto quando aplicável, decisões de mitigação, controles implementados, provas relevantes e auditorias, com o fim de demonstrar cumprimento perante titulares e autoridades.

20. DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

O tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes está proibido, exceto quando se trate de dados de natureza pública, e quando tal tratamento cumpra os seguintes parâmetros e/ou requisitos:

• Que respondam e respeitem o interesse superior das crianças e adolescentes.
• Que se obtenha a autorização prévia, expressa e informada do representante legal da criança ou adolescente, exceto que exista uma exceção legal aplicável.
• Que se garanta o direito da criança ou adolescente a ser ouvido, e que sua opinião seja valorada tendo em conta sua maturidade, autonomia e capacidade para entender o assunto.
• Que se assegure o respeito de seus direitos fundamentais.
• Que o tratamento se limite aos dados estritamente necessários para a finalidade informada e sejam adotadas medidas reforçadas de segurança, confidencialidade e acesso restrito.

Parágrafo. O tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes será excepcional e será realizado com medidas reforçadas de segurança, confidencialidade e acesso restrito. A PROCAPS não utilizará esses dados com fins publicitários ou de prospecção comercial, nem os submeterá a perfilamento ou decisões automatizadas com impactos significativos, salvo habilitação legal expressa. A PROCAPS poderá implementar mecanismos razoáveis para verificar a identidade e a qualidade de representante legal de quem outorgue a autorização e conservará tais dados unicamente pelo tempo estritamente necessário para a finalidade informada, salvo obrigação legal.

21. TRANSFERÊNCIA DE TECNOLOGIA E ADOÇÃO DE PLATAFORMAS QUE TRATEM DADOS PESSOAIS

A PROCAPS reconhece que a aquisição, licenciamento, implementação, integração, atualização ou uso de tecnologias que impliquem tratamento de dados pessoais (incluindo plataformas, software, serviços em nuvem, ferramentas analíticas, sistemas de IA, soluções de cibersegurança, RH, CRM, ERP, gestão de qualidade e laboratórios) pode gerar riscos para os direitos dos titulares. Por isso, adotará as instruções aplicáveis emitidas pela Superintendencia de Industria y Comercio para processos de transferência de tecnologia com incidência em dados pessoais.
1. Due diligence prévia. Antes de implementar ou contratar uma tecnologia que trate dados pessoais, a PROCAPS realizará uma avaliação prévia que inclua, conforme o caso:

• a) descrição do tratamento, categorias de dados, finalidades e papéis (Controlador/Operador);
• b) identificação de fluxos, acessos remotos, subcontratados e possíveis transferências/transmissões internacionais;
• c) revisão de medidas de segurança (controle de acesso, segregação, registros de auditoria, criptografia ou medidas equivalentes, retenção e eliminação);
• d) avaliação de riscos e definição de medidas de mitigação; e
• e) quando seja provável alto risco, uma avaliação de impacto em proteção de dados pessoais.

2. Privacidade desde a concepção e por padrão. A PROCAPS incorporará controles de privacidade desde a concepção e por padrão no planejamento e adoção tecnológica, de maneira que por padrão se trate somente a informação necessária para cada finalidade e se reduzam superfícies de exposição.

3. Contratos e garantias mínimas. A PROCAPS exigirá que os contratos com fornecedores ou sociedades vinculadas que participem do tratamento incluam, no mínimo: alcance, instruções, finalidades, confidencialidade, segurança, gestão de incidentes, subcontratados, auditoria, devolução/eliminação, cooperação com titulares e autoridades, e regras de transmissão/transferência internacional quando aplicável.

4. Países com menor nível de proteção e padrões equivalentes. Quando uma tecnologia implique acesso ou tratamento a partir de jurisdições com menor nível de proteção, a PROCAPS estabelecerá acordos que assegurem padrões mínimos equivalentes aos exigidos pela normativa colombiana, incluindo salvaguardas contratuais, técnicas e organizacionais. A Procaps poderá utilizar cláusulas contratuais modelo como ferramenta complementar quando corresponda.

5. Implementação, monitoramento e melhoria contínua. A PROCAPS não colocará em operação tecnologias críticas sem que tenham sido implementadas as salvaguardas definidas na avaliação prévia. Posteriormente, realizará acompanhamento e revisões periódicas (técnicas e de cumprimento) para verificar continuidade de controles, mudanças de fornecedor, novos subcontratados, atualizações do software, variações de fluxo internacional e riscos emergentes.

6. Evidência. A PROCAPS conservará evidência da avaliação prévia, aprovações internas, decisões de mitigação, contratos, auditorias e revisões, como parte de sua responsabilidade demonstrada.

22. PESSOAS A QUEM SE PODE FORNECER A INFORMAÇÃO

A informação que reúna as condições estabelecidas na lei poderá ser fornecida às seguintes pessoas:

• Aos titulares, seus sucessores devidamente acreditados ou seus representantes legais ou procuradores.
• Às entidades públicas ou administrativas no exercício de suas funções legais ou por ordem judicial.
• Aos terceiros autorizados pelo titular ou pela lei.

Parágrafo. Antes de fornecer informação, a PROCAPS poderá solicitar e verificar a identidade do solicitante e a qualidade em que atua, com o fim de garantir o acesso restrito e evitar divulgações não autorizadas. Da mesma forma, quando a PROCAPS comunique dados pessoais a terceiros que atuem na qualidade de Operadores do tratamento, tal comunicação será realizada sob as condições legais e contratuais aplicáveis, com obrigações de confidencialidade, segurança e uso restrito da informação.

23. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

A PROCAPS não realizará transferência de dados pessoais a países que não proporcionem níveis adequados de proteção, conforme o artigo 26 da Ley 1581 de 2012 e os padrões fixados pela Superintendencia de Industria y Comercio.

Entende-se que um país oferece um nível adequado de proteção quando cumpre os padrões fixados pela Superintendencia de Industria y Comercio. Quando o país de destino não se encontre reconhecido com um nível adequado, a PROCAPS verificará se a transferência se encontra amparada por alguma exceção legal ou se corresponde solicitar a declaratória de conformidade perante a Superintendencia de Industria y Comercio.

De maneira excepcional, a PROCAPS poderá efetuar transferências internacionais de dados pessoais quando se configure alguma das causais previstas no artigo 26 da Ley 1581 de 2012, entre elas:

• O titular do dado tenha outorgado sua autorização prévia, expressa e inequívoca para efetuar a transferência.
• Intercâmbio de dados de caráter médico quando o exija o tratamento por razões de saúde ou higiene pública.
• A transferência seja necessária para a execução de um contrato entre o titular e a PROCAPS como Controladora e/ou Operadora do tratamento.
• Transferências bancárias e bursáteis de acordo com a legislação aplicável a tais transações.
• Transferência de dados acordadas no âmbito de tratados internacionais dos quais a Colômbia seja parte, com fundamento no princípio de reciprocidade.
• Transferências legalmente exigidas para salvaguardar um interesse público ou para o reconhecimento, exercício ou defesa de um direito em um processo judicial.

Parágrafo primeiro. Quando ocorra uma transferência internacional, a PROCAPS firmará os acordos que regulem em detalhe as obrigações, encargos e deveres das partes, incluindo medidas técnicas, humanas e administrativas que assegurem um padrão de proteção equivalente ao exigido pela normativa colombiana, especialmente quando o país de destino tenha um nível de proteção menor.

Parágrafo segundo. Quando o país de destino não esteja na lista de países com nível adequado e a operação se encontre dentro das exceções do artigo 26, a PROCAPS poderá incorporar cláusulas contratuais modelo (Circular Externa 003 de 2025) como ferramenta para reforçar a proteção dos titulares e padronizar obrigações entre as partes.

Parágrafo terceiro. Previamente à execução de uma transferência internacional, a PROCAPS deverá: (i) classificar o fluxo como transferência ou transmissão conforme o papel do receptor; (ii) documentar a base legal (exceção, adequação ou declaratória de conformidade); (iii) verificar salvaguardas técnicas (segurança, acesso, criptografia/medidas equivalentes, registro de acessos, segregação) e contratuais; e (iv) conservar evidência da análise e dos acordos firmados, para fins de responsabilidade demonstrada.

O conceito técnico de viabilidade deverá ser emitido pela área de Tecnologia e Segurança da Informação, e o conceito jurídico de viabilidade pela área responsável pela proteção de dados e/ou jurídica, de acordo com os procedimentos internos da PROCAPS.

24. TRANSMISSÃO INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

A transmissão internacional de dados pessoais (isto é, a comunicação de dados desde a PROCAPS como Controladora a um terceiro no exterior que atue como Operador para realizar tratamento por conta da PROCAPS) não requererá ser informada ao titular nem contar com seu consentimento adicional, sempre que exista um contrato nos termos do artigo 25 do Decreto 1377 de 2013.

Parágrafo primeiro. Quando sociedades vinculadas do grupo empresarial (matriz, filiais ou subsidiárias) acessem a partir do exterior a infraestrutura tecnológica ancorada na PROCAPS para executar atividades de suporte, operação tecnológica ou outros tratamentos por conta da PROCAPS, tal acesso transfronteiriço será gerenciado como transmissão internacional e estará sujeito às salvaguardas legais, técnicas e contratuais aqui previstas.

Em todo caso, a Procaps exigirá a assinatura de um contrato (ou acordo intercompanhia) que regule no mínimo:

• a. Alcance do tratamento e categorias de dados.
• b. Atividades específicas que realizará o Operador por conta da PROCAPS.
• c. Obrigações do Operador perante a PROCAPS e aos titulares, conforme o regime colombiano.
• d. Uso limitado às finalidades instruídas e proibição de uso próprio ou não autorizado.
• e. Regras de confidencialidade, acesso restrito, e medidas de segurança proporcionais à criticidade da informação.
• f. Gestão de incidentes: notificação imediata à PROCAPS e cooperação em contenção, investigação e remediação.
• g. Subcontratados: autorização prévia (geral ou específica), obrigações equivalentes e rastreabilidade.
• h. Localização/ambientes de tratamento, acesso remoto, registros de acesso e auditoria.
• i. Devolução ou supressão de dados ao finalizar a prestação, exceto retenções legais aplicáveis.
• j. Cooperação no atendimento de consultas, reclamações e exigências de autoridades.

Parágrafo primeiro. A PROCAPS poderá incorporar cláusulas contratuais modelo (Circular Externa 003 de 2025) como instrumento complementar para padronizar obrigações e reforçar salvaguardas em transmissões internacionais, especialmente quando o Operador se encontre em países sem nível adequado de proteção.

Parágrafo segundo. A PROCAPS manterá o controle e a administração central de sua infraestrutura tecnológica e aplicará controles de segurança para acessos transfronteiriços (gestão de identidades, perfis por função, autenticação forte quando aplicável, registros de acesso, monitoramento, segregação de ambientes, e medidas criptográficas ou equivalentes), de maneira que o acesso a partir do exterior não implique diminuição dos padrões de proteção exigidos pela normativa colombiana.

25. CONSERVAÇÃO, BLOQUEIO E ELIMINAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A PROCAPS conservará os dados pessoais unicamente durante o tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados e/ou autorizados, ou enquanto exista uma obrigação legal, contratual, administrativa ou judicial que exija sua conservação.
Os períodos de conservação poderão ser informados ao titular no momento da coleta e/ou definidos internamente pela PROCAPS de acordo com: (i) a finalidade do tratamento, (ii) a natureza do dado, (iii) o tipo de relação com o titular (trabalhista, contratual, comercial, societária, etc.), e (iv) os prazos previstos em normas especiais (trabalhistas, contábeis, fiscais, tributárias, regulatórias, de segurança e de gestão de riscos).
A PROCAPS poderá estabelecer e manter tabelas, critérios ou matrizes internas de retenção e disposição final da informação. Vencidos os prazos aplicáveis, e sempre que não exista obrigação de conservação, a Procaps procederá a:

• a. Eliminar os dados de maneira segura, evitando sua recuperação; ou
• b. Anonimizar a informação quando seja possível e cabível; ou
• c. Restringir/Bloquear o tratamento, quando deva ser conservada unicamente para fins de arquivo, suporte probatório, atendimento de reclamações, cumprimento legal ou defesa de direitos.

A eliminação ou restrição será realizada aplicando medidas técnicas e organizacionais razoáveis para evitar acessos não autorizados, divulgações indevidas ou reidentificação, conforme corresponda.

26. PROCEDIMENTOS PARA O ATENDIMENTO DE CONSULTAS, RECLAMAÇÕES E PETIÇÕES

Os titulares, seus sucessores, representantes legais ou procuradores poderão exercer seus direitos mediante os canais de atendimento dispostos pela PROCAPS. Antes de atender uma solicitação, a PROCAPS poderá verificar a identidade do solicitante e a qualidade em que atua, com o fim de evitar acessos ou divulgações não autorizadas.
Canais de atendimento:

Cidade	Endereço	E-mail
Barranquilla (Colombia)	Calle 80 NO. 78 B - 201	habeasdata@procaps.com.co

 
CONSULTAS. Os titulares ou seus sucessores poderão consultar a informação pessoal do titular que conste em qualquer base de dados da PROCAPS. O titular poderá enviar suas perguntas ou consultas relacionadas com seus dados pessoais coletados e tratados pela PROCAPS através dos canais de atendimento indicados.
A PROCAPS resolverá sua inquietação ou consulta dentro dos dez (10) dias úteis seguintes à data em que a tenha recebido. Quando não for possível atender a consulta dentro de tal prazo, informar-se-á ao interessado antes do vencimento dos 10 dias, expressando os motivos da demora e assinalando a data em que se atenderá sua consulta, a qual em nenhum caso poderá superar os cinco (5) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.
RECLAMAÇÕES. O titular (ou seus sucessores) que considere que a informação contida em alguma base de dados da PROCAPS deve ser objeto de correção, atualização ou supressão, ou quando perceba o suposto descumprimento de qualquer dos deveres legais, poderá apresentar reclamação através dos canais de atendimento indicados.

A reclamação deverá conter no mínimo: (i) identificação do titular, (ii) descrição dos fatos que dão lugar à reclamação, (iii) endereço e dados de contato para receber resposta, e (iv) os documentos que se queira fazer valer.

Se a reclamação resultar incompleta, a PROCAPS exigirá do interessado, dentro dos cinco (5) dias úteis seguintes ao seu recebimento, que sane as falhas. Transcorridos dois (2) meses desde a data da exigência sem que o solicitante apresente a informação requerida, entender-se-á que desistiu da reclamação.

Uma vez recebida a reclamação completa, a PROCAPS incluirá na base de dados uma legenda que diga "RECLAMAÇÃO EM TRÂMITE" e o motivo da mesma, em um prazo não maior a dois (2) dias úteis. Tal legenda deverá manter-se até que a reclamação seja decidida.

O prazo máximo para atender a reclamação será de quinze (15) dias úteis contados a partir do dia seguinte à data de seu recebimento. Quando não for possível atendê-la dentro de tal prazo, informar-se-á ao interessado antes do vencimento do referido prazo os motivos da demora e a data em que se atenderá sua reclamação, a qual em nenhum caso poderá superar os oito (8) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.

REVOGAÇÃO DA AUTORIZAÇÃO. O titular poderá solicitar a revogação da autorização outorgada para o tratamento de seus dados pessoais quando isso seja cabível. A PROCAPS avaliará a solicitação e, em caso de ser viável, cessará o tratamento para as finalidades afetadas. A revogação não terá efeitos retroativos sobre tratamentos realizados validamente com anterioridade e não procederá quando exista um dever legal ou contratual que obrigue a conservar ou continuar tratando determinada informação.

SUPRESSÃO. O direito de supressão de dados não é absoluto; a PROCAPS pode negá-lo quando:

• O titular tenha um dever legal ou contratual de permanecer na base de dados.
• A eliminação de dados obstaculize atuações judiciais ou administrativas vinculadas a obrigações fiscais, à investigação e persecução de delitos ou à atualização de sanções administrativas.
• Os dados sejam necessários para proteger os interesses juridicamente tutelados do titular; para realizar uma ação em função do interesse público, ou para cumprir uma obrigação legalmente adquirida pelo titular.

Caso resulte cabível o cancelamento dos dados pessoais, a PROCAPS deve realizar operativamente a supressão de tal maneira que a eliminação não permita a recuperação da informação.

27. ÁREA RESPONSÁVEL E ENCARREGADA DA PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

A PROCAPS designou uma pessoa e/ou área responsável pela função de proteção de dados pessoais, encarregada de dar trâmite às solicitações dos titulares para o exercício dos direitos previstos na lei e de coordenar a implementação do programa de proteção de dados pessoais no interior da organização.
Oficial de Proteção de Dados Pessoais
Será a pessoa e/ou dependência encarregada de liderar o programa de proteção de dados pessoais na Procaps, dar trâmite às solicitações dos titulares e coordenar a implementação transversal do sistema. No desenvolvimento do anterior, terá, entre outras, as seguintes funções:

• a. Receber, tramitar e atender as solicitações, petições, consultas ou reclamações apresentadas pelos titulares, seus sucessores, representantes ou procuradores, incluindo verificação razoável de identidade e legitimação quando seja necessário.
• b. Administrar e manter o sistema interno de proteção de dados pessoais na PROCAPS e coordenar sua implementação com as áreas envolvidas.
• c. Manter inventário de bases de dados e coordenar o cumprimento de obrigações associadas ao RNBD, incluindo registros, atualizações e relatórios periódicos conforme as exigências da autoridade competente.
• d. Coordenar a gestão de transferências e transmissões internacionais na perspectiva de proteção de dados, incluindo a revisão de salvaguardas contratuais e, quando corresponda, a gestão de declaratórias de conformidade ou outros instrumentos aplicáveis.
• e. Planejar e coordenar capacitações e estratégias de cultura organizacional em proteção de dados pessoais, com enfoque por perfis e níveis de acesso.
• f. Coordenar auditorias internas ou revisões periódicas para verificar o cumprimento da Política e dos procedimentos associados.
• g. Acompanhar o atendimento de visitas, exigências, investigações e comunicações de autoridades competentes em matéria de proteção de dados pessoais.
• h. Gerenciar e dar acompanhamento ao programa de gestão de riscos do tratamento de dados pessoais, promovendo controles e melhorias contínuas.
• i. Coordenar a gestão de incidentes de segurança que comprometam dados pessoais e seu relato à Superintendencia de Industria y Comercio dentro dos prazos aplicáveis, incluído o relato através do RNBD quando corresponda.
• j. Apresentar relatórios periódicos à Alta Direção sobre o estado do programa, riscos relevantes, incidentes, auditorias e planos de melhoria.
• k. Propor ajustes, atualizações ou novos lineamentos internos em matéria de proteção de dados pessoais e submetê-los à aprovação quando corresponda.

O Oficial de Proteção de Dados Pessoais atuará em coordenação com as áreas de Tecnologia/Segurança da Informação, Jurídica/Compliance, Talento Humano e líderes de processo, para assegurar a implementação efetiva de controles técnicos, administrativos e contratuais, assim como a gestão de incidentes, acessos e riscos associados ao tratamento.

28. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A PROCAPS implementa e mantém medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas e organizacionais razoáveis e proporcionais ao risco, orientadas a proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, uso indevido, alteração, destruição ou divulgação não autorizada. Estas medidas fazem parte do sistema de segurança da informação da PROCAPS e se aplicam de maneira harmônica com a presente Política.
A PROCAPS poderá permitir o acesso a dados pessoais a terceiros que atuem como Operadores do tratamento (incluindo fornecedores tecnológicos e/ou sociedades vinculadas que prestem serviços à PROCAPS), sempre que existam acordos ou contratos que imponham obrigações de confidencialidade, segurança, uso restrito, gestão de incidentes, subcontratação e demais condições exigidas pela normatividade aplicável e por esta Política.

A PROCAPS não garante a inexistência absoluta de incidentes de segurança; no entanto, compromete-se a manter controles razoáveis e proporcionais ao risco, assim como procedimentos de prevenção, detecção, resposta e melhoria contínua.

Parágrafo primeiro. Diante de um incidente de segurança que possa comprometer dados pessoais, a PROCAPS ativará seus protocolos internos de resposta, incluindo contenção, análise, remediação, documentação e adoção de medidas corretivas. Quando corresponda, a PROCAPS realizará o relato do incidente perante a Superintendencia de Industria y Comercio nos termos aplicáveis, incluindo o relato mediante o RNBD quando seja cabível.

Parágrafo segundo. Antes de implementar, adquirir, contratar, licenciar, integrar ou utilizar plataformas, aplicações, ferramentas tecnológicas, serviços em nuvem, software, sistemas de analítica avançada ou inteligência artificial que impliquem tratamento de dados pessoais, a PROCAPS realizará uma avaliação prévia orientada a verificar riscos e salvaguardas de privacidade e segurança.

Tal avaliação poderá incluir, conforme o caso: (i) definição do alcance do tratamento, categorias de dados e finalidades; (ii) identificação de papéis (Controlador/Operador), fluxos e transferências ou transmissões internacionais; (iii) revisão de controles de acesso, criptografia ou medidas equivalentes, registros de auditoria, segregação, retenção e eliminação; (iv) verificação de subcontratados e cadeia de fornecimento tecnológica; (v) análise de riscos e medidas de mitigação, incluindo, quando seja provável um alto risco, a realização de uma avaliação de impacto em proteção de dados pessoais; e (vi) revisão de cláusulas contratuais de confidencialidade, segurança, incidentes, cooperação e uso restrito.

A PROCAPS documentará as conclusões desta avaliação e adotará medidas corretivas ou preventivas antes de colocar em operação a tecnologia, especialmente quando se trate de ferramentas baseadas em inteligência artificial ou tratamentos que envolvam dados sensíveis, biométricos ou decisões automatizadas.

29. ATENDIMENTO DE EXIGÊNCIAS DE ENTIDADES ADMINISTRATIVAS E JUDICIAIS

O Oficial de Proteção de Dados Pessoais, junto com o representante legal e/ou as áreas responsáveis que se determinem internamente, atenderá visitas, exigências de informação ou solicitações relacionadas com dados pessoais formuladas por autoridades judiciais ou administrativas competentes.

A PROCAPS poderá revelar dados pessoais quando exista exigência ou ordem válida emitida por autoridade competente, em conformidade com a normatividade aplicável. Nesses casos, a PROCAPS verificará o alcance da exigência e fornecerá unicamente a informação estritamente necessária, deixando rastreabilidade interna da solicitação e da resposta entregue.

30. VIGÊNCIA E MODIFICAÇÕES

Esta Política foi aprovada mediante a Alta Direção da PROCAPS e modifica todas as disposições que tenham sido expedidas com antecedência na organização.

As bases de dados nas quais se registrarão os dados pessoais terão uma vigência igual ao tempo em que se mantenha e utilize a informação para as finalidades descritas nesta Política. Uma vez cumpridas tais finalidades e sempre que não exista um dever legal ou contratual de conservar sua informação, seus dados serão eliminados de nossas bases de dados.

31. APROVAÇÃO E DIVULGAÇÃO

O presente documento foi revisado, analisado e aprovado para sua implementação pela Junta Diretiva da PROCAPS. A PROCAPS realizará a correspondente divulgação com os grupos de interesse e deixará constância disso.