TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN PROCAPS CONECTA 2025 — FERIA DE ALIADOS Y PROSPECTOS DE PROVEEDORES
- Objeto
El presente documento establece los términos y condiciones que regulan la participación de los aliados estratégicos, proveedores y prospectos de proveedores (en adelante,
LOS PARTICIPANTES) en
Procaps Conecta 2025 — Feria de Aliados y Prospectos de Proveedores (en adelante,
EL EVENTO), organizado por
PROCAPS S.A. (en adelante,
EL ORGANIZADOR), que se llevará a cabo en la ciudad de Barranquilla, Colombia.
- Propósito del evento
PROCAPS CONECTA 2025 tiene como finalidad crear un espacio institucional de relacionamiento, diálogo y conocimiento entre Procaps y sus aliados o prospectos de proveedores, con el fin de fortalecer la comunicación, compartir experiencias y promover el intercambio de ideas orientadas a la mejora continua, sostenibilidad e innovación.
LOS PARTICIPANTES podrán:
- Tener espacios de relacionamiento directo con los equipos de Abastecimiento, Mantenimiento, Calidad, Marketing, Administrativos e Innovación de la Organización.
- Presentar iniciativas o soluciones informativas de carácter general, sin que ello implique proceso alguno de evaluación o contratación.
- Participar en un entorno de networking responsable, donde la transparencia, la ética y la sostenibilidad son pilares fundamentales.
Categorías convocadas:
- Agua e infraestructura especializada
- Refrigeración industrial
- Equipos electrónicos y de automatización
- Soluciones eléctricas y mecánicas
- Insumos y servicios químicos
- Sistemas térmicos y de vapor
- Marketing: diseño de stands, material POP, impresión, entre otros
- Agencias de viajes y transporte nacional
- Materiales directos y otros servicios estratégicos
- Inscripción y participación
La inscripción al evento constituye únicamente una manifestación de interés en participar en las actividades programadas.
La participación estará sujeta a confirmación por parte de EL ORGANIZADOR, quien determinará los asistentes de acuerdo con criterios institucionales de invitación y de disponibilidad.
Con su confirmación, EL PARTICIPANTE declara haber leído, comprendido y aceptado la totalidad de los presentes Términos y Condiciones.
- Naturaleza del evento y alcance
PROCAPS CONECTA 2025 es un espacio de carácter informativo y de relacionamiento empresarial. No constituye convocatoria, invitación a contratar, oferta, aceptación o manifestación de voluntad contractual de ninguna índole.
La asistencia o participación no implica compromiso comercial, evaluación de proveedores ni garantía de vinculación futura con Procaps S.A. Cualquier proceso comercial eventual deberá tramitarse por los canales oficiales del área de Compras de Procaps S.A., de acuerdo con los procedimientos internos de la organización.
- Condiciones de participación
Los participantes deberán:
- Asistir puntualmente a las actividades y charlas programadas.
- Respetar las normas de convivencia, seguridad y comportamiento institucional durante el evento.
- Abstenerse de realizar actividades promocionales, de venta directa o entrega de muestras no autorizadas.
- Cumplir los lineamientos de vestimenta, protocolo y conducta establecidos por EL ORGANIZADOR. El código de vestimenta será formal-cómodo (business casual).
- No se permitirá el ingreso con gorras, chaquetas deportivas, sudaderas, camisetas o sandalias.
- Protocolos de seguridad y bioseguridad
El ingreso y permanencia en las instalaciones de Procaps estarán sujetos al cumplimiento de los protocolos de seguridad, salud y bioseguridad vigentes.
El incumplimiento de estas normas podrá dar lugar a la restricción o retiro del participante del evento.
El acceso a plantas, zonas productivas o áreas restringidas no estará permitido, salvo autorización expresa y acompañamiento del personal designado por el organizador.
El incumplimiento de estas normas podrá dar lugar a la restricción o retiro del participante del evento.
- Confidencialidad
Toda la información técnica, comercial o estratégica compartida durante el evento, tanto por EL ORGANIZADOR como por LOS PARTICIPANTES, se manejará bajo estrictas normas de confidencialidad y uso exclusivo para los fines de relacionamiento derivados de PROCAPS CONECTA 2025.
Ninguna de las partes podrá divulgar o utilizar dicha información sin autorización previa y escrita de su titular.
Las publicaciones en redes sociales o medios externos sobre el evento deberán limitarse a los espacios autorizados y previamente validados por la Dirección de Comunicaciones de Procaps.
El nombre, logotipo y demás elementos de identidad visual de PROCAPS son propiedad exclusiva de la organización. LOS PARTICIPANTES no podrán utilizar, reproducir ni incorporar dichos elementos en materiales, presentaciones o publicaciones sin autorización previa y por escrito de la Dirección de Comunicaciones Corporativas. Toda comunicación o publicación relacionada con la participación en el evento deberá ser validada previamente por dicha Dirección.
Las publicaciones solo podrán realizarse en los espacios del evento (zonas de exhibición o networking), quedando expresamente prohibido el uso de imagen o registros dentro de plantas o zonas restringidas.
- Propiedad intelectual
Cada participante es responsable del contenido, ideas o propuestas que comparta durante el evento y garantiza que no vulneran derechos de propiedad intelectual o industrial de terceros.
EL ORGANIZADOR no será responsable por reclamaciones derivadas de posibles infracciones.
- Uso de imagen y material audiovisual
EL ORGANIZADOR podrá realizar fotografías, grabaciones y registros audiovisuales del evento y utilizarlos con fines informativos, promocionales e institucionales, sin que ello genere derecho a compensación alguna.
Esta autorización se otorga conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre protección de datos personales.
No se permitirá la toma de fotografías o videos por parte de LOS PARTICIPANTES en zonas productivas, laboratorios o áreas restringidas.
Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, los PARTICIPANTES autorizan al ORGANIZADOR para utilizar su nombre comercial, logotipo y demás signos distintivos con el fin de identificar y divulgar su participación en PROCAPS CONECTA 2025.
- Cumplimiento ético y reputacional
Procaps promueve relaciones comerciales basadas en la ética, la transparencia y la sostenibilidad. Por tanto, EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de modificar, limitar o cancelar la participación de cualquier asistente que incumpla las normas éticas, de seguridad, bioseguridad o reputacionales de la Organización, sin que ello genere derecho a reclamación o indemnización alguna. LOS PARTICIPANTES se comprometen a cumplir con el Código de Ética de la CONTRATANTE publicado en:
https://ethics.procapsgroup.com.
- Cancelación o modificación del evento
EL ORGANIZADOR podrá cancelar, modificar o reprogramar Procaps Conecta 2025 por causas de fuerza mayor, caso fortuito o razones logísticas, informando oportunamente a los inscritos.
Dicha situación no generará obligación de indemnización o reembolso de ningún tipo.
- Tratamiento de datos personales
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección y tratamiento de datos personales,
EL PARTICIPANTE, autoriza de manera previa, expresa e informada a
PROCAPS S.A., identificada con NIT 890.106.527-5, así como a sus
filiales, subsidiarias, subordinadas, matrices y demás compañías que conforman el Grupo Procaps, para recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y transferir los datos personales que suministre en el marco del evento
PROCAPS CONECTA 2025 - Feria de Aliados y Prospectos de Proveedores. Lo anterior, de conformidad con los términos y condiciones establecidos en su Política de Protección y Tratamiento de Datos personales, disponible en:
https://www.procapslaboratorios.com/politica-de-proteccion-y-tratamiento-de-datos-personales.
La información será tratada con las siguientes finalidades: (i) gestionar su inscripción y participación en el evento; (ii) evaluar la información suministrada con fines de análisis, contacto y eventual vinculación en procesos de selección, homologación o contratación de proveedores; (iii) mantener un registro histórico de empresas o personas interesadas en participar en procesos de abastecimiento, licitación o prospección comercial del Grupo Procaps; y (iv) contactar al participante para futuras oportunidades de negocio, actividades institucionales o eventos similares.
PROCAPS CONECTA 2025 constituye un evento institucional en el cual PROCAPS S.A. podrá realizar registros fotográficos, videográficos o audiovisuales, así como efectuar publicaciones en medios físicos, digitales y redes sociales, con el propósito de documentar, promover y divulgar las actividades desarrolladas en el marco del evento. En virtud de lo anterior, EL PARTICIPANTE declara conocer y aceptar que, al ingresar a las instalaciones o espacios donde se realice el evento, su imagen, considerada un dato personal de naturaleza sensible, podrá ser captada, almacenada y utilizada como parte del material audiovisual generado por PROCAPS S.A. Dicho material podrá ser reproducido, comunicado o difundido en medios internos o externos de carácter institucional, informativo o promocional, respetando en todo momento los principios de finalidad, proporcionalidad y seguridad establecidos en la normativa vigente. Esta autorización se otorga sin que ello genere para el participante derecho a contraprestación, pago o reconocimiento económico alguno.
EL PARTICIPANTE entiende que el envío de su información no implica obligación de vinculación, evaluación ni contratación por parte de PROCAPS S.A. o de cualquiera de las sociedades del Grupo Procaps. Asimismo, acepta que, aun cuando no resulte seleccionado en algún proceso de prospección o licitación, sus datos podrán permanecer en las bases de datos corporativas de PROCAPS S.A. y del Grupo Procaps, bajo las condiciones de seguridad exigidas por la normativa vigente, para ser considerados en posteriores oportunidades comerciales o de relacionamiento.
El tratamiento podrá involucrar la transmisión o transferencia de datos personales a otras compañías filiales, subsidiarias, subordinadas o matrices del Grupo Procaps, tanto dentro como fuera del territorio colombiano, bajo estándares adecuados de seguridad y confidencialidad. En cualquier momento, EL PARTICIPANTE podrá ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales o revocar su autorización, dirigiendo comunicación al correo electrónico habeasdata@procaps.com.co o a la dirección física Calle 80 No. 78B-201, Barranquilla (Colombia).
De igual forma, si durante el evento o en el marco de los procesos de prospección comercial EL PARTICIPANTE llegare a tener acceso a información personal, confidencial o sensible de PROCAPS S.A., de sus trabajadores, contratistas o terceros vinculados, se compromete a: (i) tratar dicha información exclusivamente para los fines propios de su participación en el evento o proceso; (ii) no divulgarla, transferirla ni usarla con un propósito distinto al autorizado; y (iii) garantizar que cualquier tratamiento posterior se realice conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad establecidos por la legislación colombiana.
- Aceptación
Mediante su confirmación o firma, EL PARTICIPANTE manifiesta haber leído, comprendido y aceptado integralmente los presentes Términos y Condiciones de participación en
Procaps Conecta 2025 — Feria de aliados y prospectos de proveedores.